あまり知られていないと思うGoogleDriveの便利な機能5選

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YOSCAではOffice関係のファイルの95%以上をGoogleDriveで管理しています。

ドキュメントファイル、表計算、そしてプレゼンテーション。図形描写までGoogleDrive上で出来てしまいます。

一般の企業でも使われているところが増えてきたのではないかと思いますが、我々のようなノマドスタイルででクラウドを多用している企業ではなおのこと重宝します。

ここでは、あまり知られていないながらも便利なGoogleDriveの機能についてご紹介します。

共同編集者とファイル上でチャットができる(便利レベル ★☆☆☆☆)

GoogleDriveでは編集内容がオンライン上で保存され、同じファイルを開いている相手にもリアルタイムに編集内容が反映されます。離れた相手とファイルを見ながら同時に編集するということが容易にできるようになっているのです。

そんな時、編集する相手と会話をしながらの方が編集もはかどるでしょう。Googleもそう考えたようで、同じファイルを開いている人とチャットをする機能を備えています。

これなら、共同編集者と他のメッセージツール(ChatWorkやFacebook、Skypeなど)を使うことなく、GoogleDriveを使うだけで会話まで完結します。

参考)共同編集者とチャットをするには

とはいえ、この機能は弱点も結構あるので、私もほとんど使ったことがありません。

  • ほとんど知られていない機能なので、チャットを開始しても相手が気づかないことが多い。
  • 既に他のチャットツールを使っている場合はそっちを使った方が便利。(共同編集をするような仲だったら、既に他の手段でやり取りしている場合が多い)

 

フォルダごと共有できる(便利レベル ★★★☆☆)

GoogleDriveで作成したファイルをメールなどで共有する場合は、メールにファイルのURLを貼り付ければ良いだけです。しかし2個や3個なら良いものの、10個や20個もファイルを送信したい時にはそれだけURLのコピペを繰り返さねばならないとしたら……不便ですよね。

なので、GoogleDriveは同時に大量のファイルを送信できるよう、フォルダごと共有することが可能です。

なお、フォルダのURLを共有する時には

  • 必ず共有専用のURLを送るようにしましょう。(フォルダのメニューから「共有…>共有…」をクリックすると「共有
  • 送られた相手は「GoogleDriveビューア」と呼ばれる専用画面でファイルを閲覧できます。ユーザーが通常見ている画面とは違うので、どのように見えるのかご自身でまずは確認してみた方がいいでしょう。上記の共有専用URLにアクセスすれば閲覧可能です。

 

【文書】目次を入れられる(便利レベル ★★★★☆)

GoogleDriveのドキュメントファイルには脚注やページ番号などが入れられますが、最も便利なのが目次です。

議事録や企画書などのビジネス文書では、最初にサマリーを示しておくことが求められます。その目次、自分で作成するのは何かと面倒です。項目を一個ずつ目次にコピーして貼り付けたり。項目の順番を入れ替えたら、目次も合わせて編集する必要があったり。

それがメニューから「目次」を挿入するだけで、一瞬で目次が出来上がります。項目を変更したら自動で目次も更新されます。非常に重宝している機能です。

参考)目次(Googleヘルプ)

 

【スプレッドシート】他のシートをリアルタイムに読み込める(便利レベル ★★★☆☆)

Googleのスプレッドシートには、Excelにはない独自の関数がたくさんあります。

参考)Google スプレッドシートの関数リスト

その中でも私のお気に入りが、他のスプレッドシートの内容を読み込めるimportRange。このおかげで、私のファイル管理の幅が大きく広がりました。

ライターさんのデータを管理するマスターのファイルを一つ作っておいて、そこからメールアドレス、ライターの得意分野、実績管理などを別々のファイルで行うことができています。これを知る前は一つのファイルの中で行っていましたが、GoogleDriveは一つのファイルにたくさんのデータを詰め込むと重くなります。分散させることができるというのは助かりますね。

参考)外部データ取り込み機能が意外と楽しいGoogleスプレッドシート

 

GoogleDriveのファイルは無限に作成することができる(便利レベル ★★★★★)

これもあまり知られていないことなのですが、GoogleDriveのファイルでストレージを食うことはありません。

これはGoogleDriveの設定に書かれています。

保存容量の上限には、保存されているファイル(.PDF、.DOC、.JPG など)のみがカウントされます。Google ドキュメントの形式で保存容量を使い果たすことはありません。

GoogleDrive上でファイルを作成する以上は、どれだけでも作成できます。これ、初めて知った時は私はかなり驚いたいのですが、どうですかね。ファイルをタダで作り放題ですよ。

ちなみに、恐らく私は3,000以上のファイルを持っています。フルに使っちゃってます。

 

いかがでしたでしょうか。

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「こんなの知っとるわ」とか「こんなの使えんわ」と言われたらショックですが。。

GoogleDriveにはまだまだ便利な機能があります。私は今度は、サードパーティ製のアプリを導入してみたいと思っています。

参考)Google ドライブ上のサードパーティ アプリケーションについて

Google版のEvernoteと呼ばれるGoogleKeepも、iPhoneアプリが出たら試してみたいです。

GoogleDriveのますますの進化に期待です!

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