記事作成を外注・依頼する前に絶対知っておきたい5つのポイント
記事を更新し続けることが必要だと分かっていたとしても、執筆には大変な労力がかかるもの。スピーディに・確実に記事を更新し続けるためには、外注をうまく使いたいところです。
本記事では、これまで8年間、記事の外注先として上場企業から個人の方までさまざまなクライアントの記事を作成してきた当社が、記事作成を外注するメリットとデメリット、外注先の選び方、外注を成功させるための方法などについて５つのポイントにまとめました。
- 記事は外注すべきなの？外注のメリットとデメリットとは
- 外注は個人と会社のどちらが良いの？
- 信頼できる外注先かどうか、判断する基準は？
- 価格交渉はどのように行ったらいいの？
- 外注先とどのように付き合ったらいいの？
どれも初めて記事を外注する前に【必ず】読んでほしい内容ばかりです。是非ご覧ください。
目次
〈ポイント1〉記事は外注すべきなの？外注のメリットとデメリットとは
結論を言ってしまうと「外注した方が良い、というより確実」です。主なメリットは
- クオリティ
- スピード
- リソース
の3つです。
【外注メリット1】クオリティを担保できる
まず最も大きなメリットはクオリティの確保。ライティングのプロの技術を活用できることです。
プロライターの書いた記事の読みやすさ・伝わりやすさは、プロとして積み重ねた経験と鍛えられた表現の技術によって支えられています。更には、
- どのような情報を盛り込むことで読者や検索エンジンの期待に応えられるか（SEO）
- 書いた記事をどのようにして届けるか（マーケティング）
- 読んだ後に読者をどのようにしてお問い合わせへと動かすか（セールスライティング）
といった観点を含む記事制作は、文章を生業としていない人にとってはハードルが高いものです。
労せずしてその経験と技術を記事作成の全工程に活用できるというのは、大きなポイントになるでしょう。
【外注メリット2】スピードが速い
自社のリソースは記事制作に特化して作られているわけではないため、スピード感に欠けてしまいがちです。他の業務を持っている中で書き慣れていない記事を書くわけなので、
- 時間がとれない
- 優先度が上がらない
- どのように書いたら分からない
といった背景から更新が遅々として進まないというのはよく聞く話です。
その点、外注ができれば優良なコンテンツを短期間で揃えることが可能です。特に記事制作が専門の会社なら大勢の優秀なライターを揃えているわけですから、スピード感をもって記事制作に取り組めます。
また、これは副次的なものかもしれませんが、「記事作成に充てる時間を強制的に捻出できる」という効果もあります。外注をすれば外注先との打ち合わせが必要になり、打ち合わせのためには記事制作に向き合う時間を持たなくてはなりません。結果、継続的にオンラインコンテンツを生み出すことにつながっていくのです。
【外注メリット3】社内リソースを圧迫しない
外注によって自分たちのリソースを他の業務に当てることができる点も大きなメリットです。
ウェブ担当者、マーケティング担当者の業務範囲は多岐にわたります。限られた時間を記事制作に当てるよりは、全体設計など自分にしかできない部分だけに集中し、後は人に任せることで様々な施策を試すことができます。これはライティングに限る話ではありませんが、考えた施策を一日でも早く試してPDCAを回していくためには外注をうまく使いたいところです。
一方、外注することによるデメリット・弊害についても見てみましょう。
【外注の欠点1】コストがかかる
まず真っ先に思い浮かぶ点は「予算が必要」ということでしょう。お金がかかるという点に社内の理解が得られなければ、外注しようにも話は進みません。
この点は、外注することによるメリット、すなわち上述したように
- 【クオリティ】プロのノウハウを使って確かな品質での記事供給ができる
- 【スピード】短時間で一定量の記事用意・更新ができる
- 【リソース】自社スタッフの時間を圧迫せず、他の施策を進めることができる
を考慮した上で、投資に値するかを検討しましょう。
更には自分は外注したいが、予算の面で上司を説得することにハードルがあるということも耳にします。「記事を書くのは自社内でできるだろう」という考えを持たれているとなかなか難しいですよね。
その際にも先述したメリットの観点から説得を試みましょう。すなわち、
- 【クオリティ】自分も確かに書くことはできるが、文章力には正直自信がなく、プロに任せることで最も効果の見込める記事の用意が可能になる
- 【スピード】自分やスタッフ数名では記事の更新頻度や用意するスピードには限界があるが、大勢のプロに依頼することでスピーディにメディアの立ち上げや記事の更新が可能になる
- 【リソース】他にも進める業務・施策が多数あり、記事作成だけで時間が取られてしまっては他の業務に支障が出る。残業代がかさむ恐れもある。
といった具合です。
「どうして上司はわかってくれないんだろう」と嘆くのではなく、上司が気にする観点や問題意識を把握し、それらを解消する手立てとして外注は大いに有効であるという話をすれば、納得を得られる可能性は高まるでしょう。
▼参考▼外注をうまく活用して業績を伸ばしたガイアックス社の事例です。
“苦手なことは外注”ルール、1人月5万円以上の外注義務化で伸びた売り上げ
▼参考▼社員総会について取り上げていますが、「上司を説得する方法」として参考になります。
社員総会を一人で仕切るには限界が…今年こそ外注に頼みたいあなたに「上司説得術」を教えます！
【外注の欠点2】外注スキルが必要
外注するにしても、全てお任せ、投げっぱなしはできません。ある程度の外注スキルや時間は必要です。
当然ライターは記事をアップするメディアや作りたい記事については知りませんから、依頼する側から説明しなくてはなりません。場合によっては社内資料を準備して提供したり、情報提供にあたって秘密保持契約の締結が必要であるケースもあるでしょう。
外注したからと、なんでもどこまでもやってくれるという考えでは、記事作成の精度が上がらず時間ばかりかかってしまいます。大幅な修正が繰り返されては外注する意味がありませんが、認識のすり合わせという意味でのフィードバックは行った方が良いでしょう。担当者がどのようなコンテンツを理想と捉えているのか、外注先と密に連携していくことでクオリティは更に上がります。
【外注の欠点3】社内の執筆スキルが高まらない
書く力はブログやオウンドメディアの作成に限らず、ビジネスを進めていく上での必須スキルです。それを鍛えられるという意味では、自社内で記事作成を進めて行くのはとても有意義なことだといえます。
先述したメリットに対応して考えるなら、「時間を確保できて」「社内リソースに余裕がある」なら、社内で書き進めることで執筆スキルを高めていくということもできるでしょう。全てのビジネススキルの基礎となる「書く力」を鍛える、またターゲット設定やニーズ調査、構成検討や情報収集を通じてマーケティングや自社の業界に関する勉強になると考えて、研修に用いるという考え方もできます。
実際、新型コロナの影響で対面での営業活動が難しくなったために、営業担当者が空いた時間で執筆に取り組むという例も見られるようです。
★余談ですが、慶應義塾の創設者として有名な福沢諭吉は、「商人に告ぐるの文」（明治16年10月16日付）という文章の中で「広告文は自分で書け」ということを言っています。
「手紙が書けない商人はいない。手紙が書けるんだったら広告文も自分で書けるだろう。意味さえ分かれば良いのだ」というのですね。広告文なのでオウンドメディアとは違うかもしれませんが、確かに自社や業界について一番知っているのは自社なわけですから、社内で内製できるのが理想かもしれませんね。
▼参考▼
「広告文は自分で書け」――福沢諭吉の“広告論” (1/2)
〈ポイント2〉記事外注は個人と会社のどちらが良いの？
さて、外注するとなったらいよいよ外注先選びです。方法は大きく分けて2つ、
- ライター個人に発注する
- 記事制作会社に発注する
があります。どちらもやはりメリット・デメリットがあり、一概にどちらが良いとは言い難いのが実情です。
ライター個人に発注する場合のメリット・デメリット
発注する本数や頻度が少なく、ライターが一人で回せるような案件であれば、会社に依頼せず条件を満たしたライターを一人見つける方が合理的かもしれません。
ただし、この「条件を満たしたライター」、つまりライティングスキルに長け、ビジネスマナーやコミュニケーションに問題がなく、なおかつ適正な予算で請け負ってくれるライターを探すのは容易ではありません。私もさまざまなウェブ担当者の方とお話ししますが、
「本当に理想的なライターは100人の中で1人か2人」
「優秀なライターに出会えず本当に苦労している」
というお話はよく耳にします。
そのため、最初は複数のライターとやり取りして、要件を満たすライターを見つけ出すことが必要です。また、発注する本数が大量だったり更新頻度が高い場合は、ライターを複数名見つけ出し、なおかつ個別に管理する必要があります。
また個人の場合、スケジュールが埋まってしまうと対応できなくなるという懸念があります。「自社のためにずっとスケジュールを空けておいてほしい」というわけにもいきませんから、スケジュールが埋まってしまったら一から別のライターを探す必要があります。
記事制作会社に発注する場合のメリット・デメリット
記事制作会社に発注する場合、専門の担当者が一人つくでしょうから、大きな案件でも複数名のライターを自分が探したりマネジメントしたりする手間からは解放されます。ライターさんのマネジメントには、記事に対するフィードバックはもちろん、業務委託契約や報酬のお支払い、年末調整なども入ります。
コストをどこまで許容するかにもよりますが、専門の会社に依頼する方が確実性は高いでしょう。金銭的コストはやはり会社に発注した方がかかるでしょうが、その分、スタッフの時間的コストが圧倒的に圧縮される点も鑑みて検討したいところです。複数のライターを管理しているでしょうから、一人のライターのスケジュールが埋まったからといって対応できなくなるという心配もないですね。
当社にご相談いただくお客様の中にも、個人のライターへ依頼していたものの、先述のようにクオリティやスケジュール管理でうまくいかなかったため、会社に依頼しようと決めたお客様は少なくありません。
〈ポイント3〉信頼できる外注先かどうか、判断する基準は？
個人にせよ会社にせよ、外注先を選ぶ際にはどのように判断すれば良いでしょうか。ここでは見極めポイントを5つご紹介します。
【見極めポイント1】ヒアリング・提案を丁寧にしてくれるか
要件を細かくヒアリングしてくれる会社は面倒と思われるかもしれませんが、むしろ丁寧な会社と考えましょう。ベテランの会社ほどしっかりした要件定義を行うものです。
原稿を納品したあとから「ここは、やっぱりこうしたいよね」と、オーダーに無かった点を指摘されるのはトラブルの元。たまに「修正をしてもらえない」「修正で追加の料金を請求された」などといった問題を耳にしますが、これは要件定義の甘さから生じることが多いのです。
更に、「こうした記事を用意したい」「こうしたメディアにしたい」といった要望から、「それならこういった方法で記事を作れる」「これならよりコストを抑えて、かつ効果の期待できる記事を用意できる」といった提案があるかどうかも見たいところです。どれだけ顧客ファースト、顧客の成功を優先しているかがわかりますね。
【見極めポイント2】作業範囲と料金体系は明確か
記事作成には多数の工程があります。企画、SEOの設計、構成の作成、執筆等についてどこまで依頼する側が行い、どこから外注するのかを明確にしてくれる会社であれば、ライティングに必要な工程を理解しているとわかります。
また、依頼内容に応じた料金設定を提示してくれるでしょうから、「ここまで自分たちでやるから、その分費用を抑えられないか」という価格交渉もしやすくなります。ライティングは相場があまり知られていない業務だからこそ、お見積もりを項目ごとに細かく出してくれる会社、しっかりとした基準に基づき丁寧にかつ明瞭に提示してくれる会社は信頼できますよね。
【見極めポイント3】編集体制は整っているか
ライターが書いた記事をプロダクション会社内の編集担当者がチェック・調整し、その後に納品される体制をとっている会社であれば、記事の文章表現の質は一定程度、保たれていると言えるでしょう。外注によって手間や時間を削減するためには、編集体制が整っていることが重要です。
【見極めポイント4】修正規定はわかりやすく提示されているか
記事作成と文章表現には、絶対の正解は存在しません。依頼する側を含めて読み手の好みも多分に入るため、納品した記事の修正は、その範囲や頻度、内容を巡ってトラブルになりやすい項目です。
修正についての規定を定め、わかりやすいように提示している企業は信頼のおける会社といえるでしょう。ライターは、依頼する側がオーダー時に伝えきれないニュアンスや表現の好み、言葉遣いなどを、執筆と修正を何度か繰り返しながら掴んでいきます。合理的なすり合わせ作業を容認し、無償範囲と追加費用がかかる範囲をきちんと明示している会社を選びましょう。
▼参考▼当社の修正ポリシーは、以下の「記事の修正に関するご注意」にてまとめています。
https://yosca.jp/caution/
【見極めポイント5】コミュニケーションやビジネスマナーはできているか
お問い合わせへの対応は迅速かつ丁寧で分かりやすいものか、商談・ミーティングへの準備はしっかりできているか、依頼に対する積極性を備えているか、予算に応える提案があるか、逆に予算に捉われず良いコンテンツ作成のための案を論理的に説明してくれるかなど、ビジネスパートナーにふさわしい相手であるか見極めましょう。
顧客本位の姿勢を持ち、できないことをできないまま終わらせず代替案を提示してくれるような、信頼に値する会社を見つけることが大切です。
【見極めポイント6】実績を提示してもらえるか
やはり、その会社が過去にどのような記事を納品してきたのかは知りたいところ。しかも可能であれば、自分たちの依頼したい記事に近いジャンルでの実績を知りたいですよね。もちろん守秘義務によって実績として提示できない例もあるでしょうが、依頼の参考として一度聞いてみましょう。
ちなみに当社では公開できる実績をFacebookページにて更新しているほか、お問い合わせいただいた際にはご相談内容に近い実績を個別にまとめて提示することも可能です。
テストライティングで実力を試そう
仕上がりの程度を事前に知りたい場合は、1〜2本のテストライティングを引き受けてくれるか確認してみましょう。外注先としてもいきなり10 本、20本という数を引き受け、いっぺんに納品するのはトラブルのリスクがありますから、検討してくれることでしょう。双方のリスクを低くするために有効な方法です。
ただし、テストライティングといえども費用がかかる場合がありますから要確認です。ちなみに当社では費用をいただいてのご対応となります。
〈ポイント4〉価格交渉はどのように行ったらいいの？
外注の際、依頼する側はどれくらいの予算が必要なのか気になることでしょう。できるだけ安く依頼したいと思うのも当然のことです。しかし、ライティングという業務の特性を知らずに無理な価格交渉をしてしまうのは考えものです。
特に気をつけたいのが、記事作成にスケールメリットは存在しないということ。工業製品とは異なり、記事には同じものは一つとしてありません。「たくさん発注するから」「継続的に発注するから」という理由での値下げ交渉は難しいことを認識しておきましょう。
もし価格交渉が受け入れられたとしても、それが必ずしも良かったとは言えない側面があります。外注費用が安いということは、背景で動いている人を安く使っているということ。つまり、安い報酬で書けるライターや編集に依頼しているということです。作りたい記事の質に対して、適切なライティングスキルが担保されない可能性が出てきてしまいます。
数社に同内容で問い合わせし、提案内容を比較検討してみるのが良いでしょう。ただし、それぞれの会社で打ち合わせを設定したり要件を説明したりする手間は発生するので、2〜3社が現実的なところです。また複数社を比較する際は、料金の提示だけでなく、対応の丁寧さや提案の豊富さも含めて比べたいところですね。
〈ポイント5〉外注先とどのように付き合ったらいいの？
記事作成に絶対の正解は存在しません。外注先も依頼する側から得る情報をもとに、手探りしながらのスタートとなります。
このような中で良いコンテンツを作っていくために、依頼する側が持つべき3つの基本姿勢があると考えています。それは
- 「信頼」
- 「委ねる」
- 「共同作業」
の3つです。
プロを信頼し、プロに委ね、かつ一緒に良いものを生み出すつもりで積極的に自分たちも関わるということです。記事を内製することに限界を感じて外注したのに、記事の仕上がりに見当違いなケチをつけて外注先との関係を崩してしまい、結局また内製することになってしまってはお互いにとって不幸です。内製しようと外注しようと、良い情報発信を続けるのは難しくなるでしょう。
納品されるものは原稿ですが、その裏では人が労力をかけて動いています。それも、地道で緻密な作業の積み重ねです。依頼する側の関わり方次第で、記事の質は大きく変わります。
進捗管理はクラウドのツールを活用しよう
外注したライターとのスムーズな情報共有のためには、常に最新の情報を双方向で確認できることが大切です。進捗管理表や構成案、原稿などは瞬時に同期し、常に同じファイルを確認できる方法を見つけましょう。
その観点で見るとクラウドのツールは必須。当社では基本的にGoogle Driveを使っています。クラウド上にあるファイルを編集するので同じファイルを複数人が同時に編集することができます。手元のPCで編集してメールやチャットで都度共有するといった手間が不要ですし、間違えて過去のファイルを編集してしまう（いわゆる「先祖返り」）の心配がいらないのがありがたいところです。
ただし、大手企業を中心にGoogle Driveなどを使用できないという企業も存在するので、その場合はファイルをやり取りし合う形で進めます。
さいごに〜信頼できるパートナーを選ぼう〜
今回の記事では、記事の内製が難しいときに外注を活用してもらうための関連情報をまとめました。
外注を成功させるには、自社の合意を取って予算を確保し、最適な業務フローを作らなくてはなりません。担当者にも苦労はありますが、それも外注先の仕事ぶり次第でスムーズに進むものです。良い外注先が見つかればオンラインコンテンツ化はスムーズに、パワフルに進めることができます。
今回の記事が信頼できる外注先を見つけ、良好な関係を築くための一助になることを願っています。
編集協力：佐藤千夏
★当社では記事作成に関するあらゆるご要望にお応えしてまいります。
★「やはり内製したい、しかし執筆スキルがない……」という企業様にも活用いただいている、【プロライターの思考法を学べる】ライティング講座を開講しております（無料相談実施中）
阿部道浩
