ライターなら知っておきたいITサービス(名刺管理と帳票作成など)

ライティング専門会社スゴモン松田氏

ライターと言えば「ペンと紙」という時代から早30年。1980年代からワープロの普及が進み、現在はほとんどのライターがMicrosoft Wordを使って執筆しています。

そして、2014年。「名刺はファイリング、請求書はExcel」から、クラウド管理へと移行しつつあります。

ライターの労働環境はITサービスによって劇的な進化を遂げているのです。

・・・と、仰々しい書き出しをしましたが、先日、ライティング専門会社スゴモンが開催したライター限定座談会「ワークスタイルを改善するIT活用術」に参加してきました。

イベントでは、50万人が使う名刺管理アプリ「Eight 」を提供しているSansan株式会社 Eightのエヴァンジェリスト 日比谷 尚武(ひびや なおたけ)氏と、国内1万5千社以上の法人や個人事業主が導入しているクラウド請求管理ツール「MakeLeaps」を提供しているメイクリープス株式会社の広報・PR担当 向原 愛海(むこうはら あいみ)氏をゲストに、フリーライターが避けては通れない名刺管理と帳票(見積書、発注書、請求書など)作成についてディスカッションされました。

今回は、そのイベントで話題に挙がった便利なITサービスをイベントレポートと共に紹介します。

ライティング専門会社スゴモン松田氏

ご自身もライターとして様々なITサービスを使いこなすスゴモン代表の松田氏

劇的な変化を遂げた名刺管理と帳票作成

ライターの本業は言うまでもなく「執筆」です。しかし、フリーになると自身で名刺を作成、発注しないといけなかったり、お客様の名刺を管理しきれず、いざと言う時に名刺が見つからなくて探す時間を取られたり、見積書や請求書の作成はもちろんのこと、印刷して郵送しないといけないなど本業以外の手間が発生します。

やらなくていはいけないからと盲目的に時間を割いている方がほとんどだと思いますが、「この時間がなければもう一本記事が書けたのに!」と感じる方も少なくないはずです。さらに、フリーライターになるとありがちなことは報酬の未入金です。故意ではないとしても、個人の立場で法人に請求し直すということは気が引ける場合もあります。

こうしたフリーライターのお悩みあるあるを解決するサービスとして、名刺管理アプリの「Eight 」とクラウド請求書管理「MakeLeaps」を紹介しましょう。

 

名刺管理アプリ「Eight 」

名刺管理アプリ「Eight 」

Sansan株式会社 Eightのエヴァンジェリスト 日比谷 尚武氏

Sansan株式会社 Eightのエヴァンジェリスト 日比谷 尚武氏

名刺をクラウド上に管理できて、いつでも検索でデータを呼び出すことができるEight。名刺の管理は、スマートフォンにアプリを入れて名刺を撮影するだけ。名刺データがEightのスタッフにより人力で入力され、スマートフォンからもしくはパソコンからデータを閲覧することが可能となります。驚くべきことにこちらは無料で使用することができます。

■主な特徴

  • 正確にデータ化
    • 99.9%の正確さでオペレーターがデータ化
  • 名刺を簡単に整理
    • 名刺が見つけやすい自在な整理方法
  • パソコンからもアクセスして名刺データの閲覧可能
    • アプリで名刺を登録、PCでもアクセス可能
  • 名刺が自動で最新に
    • 名刺情報に変更があると自動でアップデート。例えば新聞社の記者の方が異動して名刺が変更になった場合、更新内容がメールで送られてくる。これは、ライターにとっては仕事に繋げられるチャンス!
  • メッセージ機能で気軽に連絡、電話やメールもワンタッチ

さらに、スキャンマンという派遣型スキャンサービスとの提携により、大量の名刺スキャン作業を代行してもらうことも可能となりました。今まで貯まりに貯まった名刺を一気にデータ化してみてはいかがでしょう。

 

クラウド請求書管理「MakeLeaps」

クラウド請求書管理「MakeLeaps」

 

メイクリープス株式会社の広報・PR担当 向原 愛海氏

メイクリープス株式会社の広報・PR担当 向原 愛海氏

 

クラウド上で見積書・発注書・納品書・請求書などを作成することができ、請求書の郵送代行まで行ってくれるサービスのMakeLeaps。すでに、15,000を越える法人、個人事業主が利用しているサービスです。スマートフォンからも利用することができ、こちらのサービスも無料で使用することができます。(はじめの30日間は無料で有料アップグレード版の機能を使用することができます。30日以降は自動的にダウングレードされるので、変わらず無料で使用することができます)

■主な特徴

  • 帳票(見積書・発注書・納品書・請求書・領収書)のオンライン作成
  • チームで共同作業もできるので、場所や時間を選ばすリアルタイムで書類を共有可能
  • PC環境以外に、モバイル端末にも対応
  • 請求書の郵送代行
    • 1通あたり199円でアウトソース可能(切手、封筒、印刷代込み)
  • 請求書のPDFデータをダウンロードできるリンクを自動作成
    • クライアントに送付(無料)、いつ開封したかも確認可能。未入金の防止にも役立ちます。
  • 外貨、バイリンガル対応
    • 英文請求書なども簡単に作成可能
  • 売上データのグラフ管理ができる
    • お取引先ごとの管理もでき、売掛金などのデータも表やグラフで直感的に把握ができます
  • 全ての履歴を記録するので、複数のユーザーが共同作業した場合でも安心

フリーランスの請求業務は大半がExxcelだと思います。しかし、郵送作業の時間がなかったり、印鑑を押し忘れたり、源泉徴収税、復興特別所得税の計算が手間だったりすることでしょう。請求書は全てMakeLeaps上で作成することで、データ作成の手間を省き、面倒な郵送の作業時間をライティング業務に還元していきましょう。

また、MakeLeapsのFacebookページのコンテンツは、ライターにとって参考になる内容なので、コンテンツの切り口など含めぜひ参考にしてみてください。

 

話題に挙がった便利なITサービス

上記のサービス以外にも、様々な利用シーンにて最新のITサービスが紹介されました。サービスの概要だけの紹介となりますが、興味をもったサービスはぜひ一度使用してみてください。

 

お客様とのやり取りで使えるサービス

chatwork(チャットワーク)

chatwork

ビジネスにおけるコミュニケーションをチャットで効率化できるサービス。使いやすいインターフェースと、タスク管理も容易にできるので利用者が多いです。お客様とチャットでやり取りすることは慣れるまでは気が引けるかもしれませんが、「いつもお世話になっております」といった定式化した挨拶がなく、ストレスフリーでやりとりができます。お客様に提案してみることをお勧めします。

 

appear.in(アピアーイン)

appear.in

動画チャットツールです。同じ動画チャット機能を持つskypeと異なり、会員登録しなくても使用できるところがメリットです。固有のURLを指定するだけで複数の方々と打ち合わせをオンライン上ですることができます。

 

上記のサービス以外にも、LINEやFacebookで仕事上のコミュニケーションする方も増えてきたようです。コミュニケーションを円滑にし、できるだけ無駄な時間を省いて執筆に専念するという考えが背景にはあります。

 

文章を執筆するときに使用しているサービス

Wordで原稿を執筆されている方が圧倒的に多いことは言うまでもありません。雑誌の原稿など一行○文字などの指定がある場合にwordは優れいているという意見も。

たまに、テキストエディタで原稿を書いたり、フォントや縦書き/横書きを変えてみて気分を変えてみるライターさんもいらっしゃいました。最近では、Google driveで執筆を依頼する企業も増えてきましたが、基本的にはWordで執筆して、それを貼り付けるという方が基本のようです。

Simplenote(シンプルノート)

nvAL

画面は、SimplenoteをOSXで使うためのソフト「nvALT」

原稿のメモ書きとして話題にあがったのは、WEB環境で同期できるメモ帳アプリSimplenote。メモならEvernote!という方も多いと思いますが、ただメモするだけにしてはEvernoteは重た過ぎたりします。Windowsユーザーであれば「ResophNotes」、Macbookユーザーであれば「nvALT」をダウンロードすれば、Simplenoteエディタとして利用できるので、スマートフォンからでもパソコンからでも執筆できる環境が整います。

 

スケジュール管理、アポイント調整サービス

クーハッカー

cu-hacker

googleカレンダーを使用している方にはおすすめのアポイント調整ツールです。アプリ版もあり出先でパソコンが開けない状況でも簡単にアポイントの調整ができます。googleカレンダーで予定を調べて、いちいちメールに空いている日付を記入するといった手間が全て省けます。

 

画像に関連した便利なサービス(画像検索、画像編集)

flicker(フリッカー)

写真共有サイトのflicker。クリエイティブコモンズライセンスで使用できる画像を検索することもできます。最近インターフェースが変わり、クリエイティブコモンズの画像を検索しやすくなったそうです。

 

タダピク

商用利用可能、クレジットの表記が不要の画像を検索できるサイトです。

 

photo pin(フォト ピン)

ブロガーのための写真検索サイト。flicker同様クリエイティブコモンズライセンスで使用できる画像を検索することができます。また、著作権表示義務で必要なタグ(ソースコード)も画像のダウンロード時に自動で発行してくれるので使い勝手が良いです。

 

PIXIR(ピクスラー)

PIXIR

無料でPhotoshopと同等の画像編集ができるサービスです。簡単な画像編集、トリミングなどはこのサービスで十分に可能です。

 

ストレージサービス(データの保存/送付)

dropbox

dropbox

言わずと知れた有名なストレージサービス。他にも様々なストレージサービスが多いですが、知名度ではdropboxが現時点ではもっとも有名なサービスでしょう。

 

firestrage

サイズの重いファイルを送る際に使用している方は多いfirestrage。無料会員の場合一度に250MBまでのファイルを送ることができます。firestrageのサービスでfiretoolsというソフトをダウンロードすれば、ブラウザをわざわざ立ち上げなくても使用できるなど利便性が高いです。

 

Giga File便

1ファイル最大5Gまでデータ送信できます。ファイルを送るたびにブラウザを開く必要がありますが、無料で使用できる容量の大きさは魅力です。

 

クラウド会計サービス

フリーライターの方は避けては取れない確定申告。こうした会計処理の悩みを解決してくれるサービスも登場しました。

freee(フリー)

freee

全自動のクラウド会計サービス。銀行やクレジットカードを登録しておけば自動で帳簿が作成されます。無料でも使い始めることができるので、自身で帳簿を作成する手間と時間を比較してみると良いでしょう。

 

メリービズ

メリービズ

封筒にまとめて郵送すれば、エクセルから弥生会計、会計王などの会計ソフトに合わせた形式で経理データが送られてきます。

 

トッテオクール

トッテオクール

レシートを撮影すると、自動で入力されるサービス。作成されたデータは、税務申告や経費精算に使える形式でエキスポートできます。

 

ITサービスを使って実現すること

イベントの最後に松田氏が話していたコメントを引用します。

「様々なITサービス、ツールを紹介して参りましたが、これらのサービスを使うことが目的ではない、どんなライフスタイルを送りたいか、どんな働き方が便利なのか、それを実現するための手段としてこうしたサービスがあることを忘れないで頂きたい」

ライターとして生計を立てていこうと決意して独立した割に、あまり稼ぐことができず、無駄なことにばかり時間を割いてしまっているといった感覚をお持ちの方も多いのではないでしょうか。ライターとしてどうなりたいのか、そもそも自分はどうやって生きていきたいのか、どうあれば幸せなのか。そういったことを考えみたうえで、それを実現するための仕事であって、サービスであるということを忘れないでおきたいですね。

 

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*

CAPTCHA