【例文あり】一往復でキメる！ビジネスメールの日程調整テクニック
（ 最終更新日：2025年9月2日）
仕事をしていると、商談や社内会議、会食や面談など、「日程調整」が必要な場面は意外と多いもの。正直なところ、日程調整のやりとりは非常に面倒な作業です。自分の予定を確認して、相手に連絡して、また返ってきた日程を見て…と、何度もメールをやりとりするのは手間がかかります。
株式会社TIME MACHINEが2024年8月にリリースした「ビジネスパーソンの日程調整に関する意識調査」では、社外との日程調整について62.5% が「ストレスを感じている」と回答していました。
日程調整のメールは、できれば一往復で効率よく終わらせたいものです。
今回は、『部下のメールが読みづらい！と感じたときに読む本』の著者であり、法人向け研修「ビジネスメール・チャット添削研修」の講師を務める私が、メールで日程調整を行う際のテクニックについて解説します。
目次
日程調整メールの2つの原則
その1.日程調整の目的を明示しよう
まず大前提として、「何のための日程調整なのか」という点を必ず明記しましょう。
例）
・○○についての打ち合わせ
・○○案件の進捗確認
・○○さんとの情報交換 など
加えて、所要時間や面会形式（対面／オンライン）もあると、相手はスケジュールを立てやすくなります。例えば「30分程度のオンライン打ち合わせ」「1時間ほどのランチ会（渋谷周辺を予定）」など、できるだけ具体的に記述するのがベストです。
その2.候補日を複数出そう
日程調整でもっともNGなのが、「いつがご都合よいですか？」と丸投げすること。これは相手にすべてを委ねてしまい、調整の負担をかけてしまいます。最低でも3〜5個程度の候補日をこちらから提示するのがマナーです。
例）
・8月5日（月）13:00〜13:30
・8月6日（火）11:00〜11:30
・8月7日（水）15:30〜16:00
加えて、上記の候補日では調整が付かなかった場合の対応についても記述しておくとよいでしょう。「もしすべてNGの場合は○日以降でご都合の良い日時をご提案いただけますと幸いです」と添えることで、再調整もスムーズに進みます。
日程調整をラクにする！おすすめツール3選
昨今では、日程調整をサポートしてくれる便利なツールも登場しています。これらを使うことで、メールでの日程調整はかなりラクになるでしょう。以下、おすすめのツールを3つご紹介します。
調整さん
株式会社ミクステンドが提供する無料の日程調整ツール・調整さん。最大の特徴は、アカウント登録やログインが不要で、気軽に利用できる点です。候補日等を記載してURLを共有するだけで、複数人の予定を簡単にまとめられます。
飲み会やイベント用に開発されたようですが、現在は社内会議・面談・商談などビジネスシーンでも多く活用されています。
（引用：調整さんwith）
TimeRex（タイムレックス）
ビジネス特化型の日程調整ツール、TimeRex（タイムレックス）。調整さんと同じ株式会社ミクステンドが提供しています。GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダーと連携することで、空いている日時だけを自動で相手に提示できる点が大きな特徴です。
初期段階で各種カレンダーの連携作業が必要になりますが、それほど難しいものではありません。面倒なやり取りを省き、効率的に日程を決められるため、営業・採用・カスタマーサポートなどの現場で高く評価されています。ベーシックな機能は無料で使用でき、有料プランであればさらなるカスタマイズが可能です。
（引用：調整さんwith）
調整アポ
調整アポは、株式会社RECEPTIONISTが提供する、ビジネス特化型の日程調整ツールです。TimeRexと同じく、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookと連携して使用します。こちらも最初にカレンダー連携が必要になりますが、一度連携してしまえは以降はメール1通で調整が完結します。
また、SalesforceやHubSpotなどと連携ができるため、アポ管理・記録・案件進行が1つの流れで完結します。加えて、事前アンケートや出席者の制限、バッファ時間などの詳細設定も可能なことも嬉しいポイントです。
（引用：調整アポ）
日程調整メールの例文
それでは、日程調整メールの2つの原則を意識したうえで、例文を作ってみたいと思います。今回は、複数の候補日を提示したうえで、併せてTimeRexでの調整も可能である旨を伝えています。
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
株式会社YOSCAの○○です。
○○プロジェクトのお打ち合わせの件でご連絡いたしました。
オンラインにて、30分ほどご面会の機会を頂戴したく存じます。
以下のいずれかで、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
・8月5日（月）13:00〜13:30
・8月6日（火）11:00〜11:30
・8月7日（水）15:30〜16:00
ご都合が合わない場合は、8月8日以降でご都合の良い日時をご提案いただけますと幸いです。
なお、以下の調整ツールよりご都合のよい日時を選択いただくことも可能です。
https://timerex.net/xxxxxxxxxxx
よろしくお願いいたします。
まとめ：日程調整は効率が命
日程調整のメールは、ほんの少しの工夫で効率よく、スムーズになります。日程調整がうまい人は、それだけで信頼感が高まります。社内・社外問わず、頼れる存在になれること間違いなしです。ぜひ、今日から取り入れてみてください。
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