BLOG

#取材ライティング

#新規メディア立ち上げ

#コンテンツマーケティング

  1. HOME
  2. ブログ
  3. メディア運営
  4. 【実例つき】イベントレポートの書き方〜4つの確認事項と5つの執筆ステップ
イベントレポートの書き方・4つの確認事項と5つの執筆ステップ

【実例つき】イベントレポートの書き方〜4つの確認事項と5つの執筆ステップ

イベント内容を記事にして公開するイベントレポート。しかし、イベントの記事化は簡単な作業ではありません。イベントはその日その時に限定された一過性のもの。入念に準備と計画をしておかないと、記事に載せるべき必要な情報を押さえ損ねてしまい、記事化すらままなりません。

本記事ではレポート記事の作成に取り組む方のために、記事制作側の目的と読者の満足度を押さえたイベントレポートの作り方を、弊社実績を含む多数の実例を交えながらまとめました。

イベントレポートの意義〜フローからストックへ〜

イベントのレポート記事はリアルタイムに参加できなかった人にも情報共有ができ、ストックしていつでも参照できるコンテンツとなります。

イベント開催には企画、集客から開催時の運営、終了後のフォローまで含めて膨大な労力がかかります。しかし、それだけ労力をかけてイベントを行っても、レポート記事を作成しないと参加者にしかイベント内容が届かないことになります。いわばフローコンテンツ、流れていく一過性のコンテンツとなってしまうのです。

せっかく登壇者をお呼びして貴重なお話をうかがっても、イベント参加者への訴求で終わらせてしまってはもったいないというもの。そこでレポート記事として記録・発信することで、ストックコンテンツ、すなわち蓄積されていくコンテンツへと変貌を遂げることができます。レポート記事としてオウンドメディアなどに置いておけば、永続的に検索などからの流入が見込めます。しかもイベントを開けば開くほどコンテンツが積み重なっていき、競合が後から追随しようにも追いつけない状況を作り出すことができます。

イベント開催前に!確認しておきたい4つのポイント

イベントには主催者・出展者・講演者・現場スタッフ・参加者など様々な人が関わります。書き手の意向だけで進めてしまうと、他の関係者の不利益を招くなどトラブルにつながる危険があります。また写真撮影はイベント終了後に行えるものではないため、事前にどのような写真が必要かの確認が必要でしょう。

ここではイベント実施前に確認しておきたい事項をまとめました。

〈確認1〉記事の利用目的に問題はないか?

形は同じイベントレポートであっても、記事を書く目的は広報、次回の集客、自社のサービス訴求など様々です。

関係者にイベントレポートを書くことやその目的を説明し、そのような情報の使い方が問題ないかどうかを確認しておきましょう。特に自治体などが関係する公益性の高いイベントの場合、営利目的での情報活用がNGなケースもありえます。

〈確認2〉記事で扱う内容について制限はないか?

イベント開催の主旨や目的と記事の内容に齟齬はないか、掲載可能な情報の範囲を逸脱していないかどうかを確認しておきます。

特に著名なゲストが登壇する場合は、登場したことは記事にして良いが講演の内容まで書くことはできないなど、情報制限が厳しい場合があります。

逆に不足している情報はないか、厚くする項目はないかについても確認しておきたいところ。イベント後に「あの情報も入れて欲しい」と言われても、情報を取り損ねていたら載せることはかないません。

〈確認3〉どのような写真が必要か?

イベントレポートには、当日の様子をわかりやすくリアルに伝えられる写真が必須です。

撮影時には、登壇者の方はもちろん、差し障りのない範囲で会場全体やイベント参加者の写真も撮っておきます。どれだけの人が実際に足を運んだのかが一目瞭然な写真は、イベントや登壇者の信頼性・権威性を高めるのに役立ちます。

しかし、イベントはその日その時、その場だけの一過性のものですから、計画的に撮影に臨まないと必要な写真を撮り逃してしまいます。また、いざイベントが始まってしまうと、参加者が入り込みブースや会場の全体像が撮れないなど、撮りたい構図で撮れないこともあり得ます。

  • 誰が撮影するか
  • いつ、どのようなタイミングで撮影するか
  • どのような構図で、どのような画を狙うのか
  • 調整しておくべきこと(立ち入りエリアの確認や必要な機材など)は何か
  • どれくらいの枚数が必要か

を確認しておきましょう。特に登壇者とは距離が離れることが多いので、遠い被写体でも安定して撮れるカメラを用意しておきたいところ。ステージを設置した屋内の会場では薄暗いことも多いでしょうから、その際はブレに注意します。フィルムを使うわけではないので、思い切って何枚も撮影しておけば少しは安心です。

〈確認4〉肖像権の確認を取れているか?

〈確認3〉でも触れた写真ですが、その取り扱いには注意が必要です。例えば会場となる施設の名称やロゴなどクレジット表記の要否、参加者や登壇者の姿を含むイベント中の写真の使用可否について確認しましょう。

特に参加者の写真・個人情報の掲載にあたっては、個人情報の利用目的や肖像権に関する断りに反していないか注意しましょう。開催関係者であれば直接確認できることも、イベント参加者となると個別の確認は難しいです。記事をアップしてから承諾や断りがないことが判明してトラブルになると、イベント全体への評価や関係者同士の信頼関係も損ねてしまう恐れがあります。

(実は、私にも7年ほど前に経験があります。某大学で行われたイベントレポートの際、聴講に来ていた一般市民の方にイベントの感想をうかがいながら写真を撮影していました。後日、撮影された方から電話がかかってきて、「どのような目的で使われるのか?」という確認を求められるということがありました。電話で丁寧に説明を行い、特にこれといったトラブルには発展しなかったのですが、確かに撮影の際には説明をほとんどしていなかったと反省したものです。)

可能なら、イベント開催直前に「イベントの様子を撮影して記事として公開します。顔を出したくないという方はお申し出ください」と案内しておきましょう。私の経験だと、どんなに大規模でも、逆に小規模でも、1〜2名くらいが手を挙げます。写真に写りたくないという方は後ろの方の席に移動していただくとともに、他の方は公開に同意したとみなして気兼ねなく撮影が可能となります。

イベントレポートの書き方・5つのステップ

無事にイベントが終了したらいよいよ執筆です。

ちなみに、イベントレポートに限らず執筆の詳しい手順についてはこちらの記事に詳しくまとめています。よろしければ確認してみてください。

なお前提として、イベントレポートは鮮度が命。早く公開できればイベント参加者・登壇者の記憶もまだ新しく、SNSで話題にしてくれる可能性が高まります。幸い、イベントはいつ行うかが明確なため、執筆のためのスケジューリングも行いやすいもの。イベント後の予定を確保しておき、すぐに執筆・公開できるようにしておくだけでも評価を獲得できますよ。

〈ステップ1〉記事を書く目的(ゴール)を設定する

イベントレポートに限らず、記事を作成する際に大切なのは読者にどうなってもらうのが目的(ゴール)なのかを定めること。イベントレポート記事であれば、

  • 自社サービスを訴求したい
  • イベント参加者の満足度を高めたい
  • イベントに興味を持ち次のイベントに参加して欲しい
  • 開催・出展企業であることを知ってもらい、その分野での信頼感を高めたい

など、何かしら狙いがあるはずです。狙いがわかれば、記事を通じて読者にどうなってもらうことがゴールなのかが見えてきます。

例えば「次のイベントに参加して欲しい」が狙いである場合、読者には記事を通じてイベントに参加することのメリットを感じてもらい、次の開催予定について認知してもらうことがゴールとなります。より具体的に「イベント参加の予約サイトへ遷移させる」などの経過目標を持ったゴールも設定できます。

ちなみに弊社のお客様ですと、イベントレポート記事のゴールを見込み顧客の獲得に置いており、イベントで使われたスライドやサービス紹介のホワイトペーパーをダウンロードするためにメールアドレスなど顧客情報を入力してもらう、という例がありました。

〈ステップ2〉発信する主体を決める

イベントレポートを伝えるためにふさわしい立場、発信する主体を誰にするかを考えます。

主催者視点での発信をまずは思い浮かべられると思いますが、それ以外にも以下のような立場や人物が考えられます。

登壇者

イベントで扱うテーマについて専門性の高い情報を伝えられるので、読者の興味・関心に応えられる内容になります。また、イベントの意義や業界にとっての価値などを広範な視点から解説してもらうことで、イベントの信頼度が高まります。

例を見てみましょう。

(略)座学の前半は、野村先生の解説のもと実習で訪れる予定の撮影スポットを確認していきます。
各撮影スポットでの被写体の見つけ方や狙い所、玉ボケをどう取り入れるか、このレンズならこう撮るなど、解説は多岐にわたります。さらに、明日の天気に合わせた設定や撮り方の話も。事前に天候を想定しておくことは当然かもしれませんが、そういった準備や心構えからプロは違うのだと改めて気付かされます。
講座はさらに野村先生が使われている機材の話に。カメラはα7R II、レンズはSEL1635Zを多用されており、太陽を取り入れた撮影にはこのレンズが重宝するそうです。三脚はほとんど使わず、基本は手持ち撮影とのこと。どうすれば手ブレせずに撮れるか実演されながら、そのメリットを解説されました。

プロフェッショナルから学ぶ写真上達の近道。αアカデミー体験レポート 上級講座編 | Feature | ソニー

参加型イベントですが、参加者ではなく講師の行動や発言にフォーカスしながら記事が進行するため、あたかも読者が参加者の一員であるかのように理解を進められます。

参加者

参加者の視点で当日の体験を書くことで、実際には参加していない読者もイベントを擬似体験できます。イベントに参加するメリットを具体的にイメージさせることができ、親近感や信頼感を高められます。

こちらも例を見てみましょう。

この講座の目標は「カメラの用語を覚えながら、少しでも自分の意思を盛り込んで写真を撮れるようにする」こと。いつもAUTOモードで撮っている人にとって、まさにやりたいことがこれではないでしょうか。かくいう私もそのうちの一人。絞りやシャッタースピードが写真にどう影響するのかしっかり学んで、少しでも自分のイメージを反映できるようになって帰りたいところです。
とはいえ、いきなり用語解説から入ったりはせず、αの構え方など基本的な使い方もおさらいしてくれました。カメラ操作が少し不安だった私にはとてもありがたかったです。

“αの学校”ってどんなところ?カメラ初心者によるαアカデミー体験レポート | Feature | ソニー

こちらは筆者自身が参加者となり、自分の体験や感想を盛り込むことでイベントへの期待感や感想が現実味を持って伝わる、共感性の高い記事になっています。

主催者とは違う人物を中心にイベントの全容をレポートすることで、イベントに対する知識・思い入れや感じ方を読者と共有できます。ただ出来事を羅列するより、その瞬間どう思ったか、イベントで得た意外な発見・効果なども納得感を持って読んでもらえるでしょう。

〈ステップ3〉記事の構成を考える

イベントレポートは時系列が基本となります。イベント前後も含め、例えばこのような順番になるでしょう。

  1. 記事で最も伝えたいこと(テーマ)
  2. イベントの開催概要
  3. イベント主催・出展の意図
  4. 主催団体・出展企業・登壇者などの紹介
  5. イベント内容の紹介
  6. 参加者や出展者の声
  7. イベントに対する業界からの評価
  8. 関連する市場や業界の動向
  9. 今後の開催予定

本文の構成・2つのパターン

イベントレポートを構成する方法としては大きく分けて2つあります。客観的な報告の形でまとめるか、セリフ(文字起こし)を中心にしてまとめるか、この2つです。とはいえ「客観的な報告の形」であってもセリフを合間に挟みながら記事にしているので、いわばハイブリッドといえます。

例えば、以下の記事は報告の形をとりつつ、随所で登壇者のセリフを挿入しています。セリフでイベントの様子を追いつつ、適宜解説が入るので読みやすいですよね。

パネリストとして登壇するのは、マクアケの坊垣氏。「ジェンダー・ギャップの解消、女性活躍というテーマを誰に語っていただこうかと考えたとき、坊垣氏が真っ先に頭に浮かんだ」と述べた伊藤。その理由はこうだ。
伊藤 女性社長の会社や、女性向けサービスを展開している会社は、社員の女性比率が高い傾向にあります。そんな中で、マクアケは特に女性向けのサービスを展開している会社ではないにもかかわらず、多くの女性が活躍しており、管理職の女性比率も高い。そういった意味で、多くの企業にとっての参考になるのではないかと考えたんです。

成果主義より、定性的マネジメントが重要な局面がある──D&I経営のヒントを、マクアケ坊垣にスローガン伊藤が聞く【連載 FastGrow Conference 2021】| FastGrow

一方、セリフ中心の記事としてはこのようなものがあります。

登壇者のやり取りで記事が構成されていますが、ところどころ見出しやスライドを挿入することで、どこで何を説明しているかを明確にしています。イベントレポートから効率よく内容を把握したい方に対しては、望む情報に素早くアクセスできるようにするこうした心配りが欠かせません。

【DevOps中編】苦難も乗り越え上場。組織規模も倍増したステージにおけるChatworkのDevOps | FLEXY(フレキシー)より

〈ステップ4〉執筆する

構成が決まったら執筆に入ります。

文字起こしは必須か?

私はほとんど行わないのですが、イベントレポートに限らず取材後は文字起こしをしてから記事化するという方が周りのライターには多いように思います。記事化する際に便利なほか、ライターと別に編集者がいる場合、文字起こしがあると原稿内容の真偽確認を取りやすいというメリットがあります。

会場で行うオフラインのイベントの際にもICレコーダーで録音は可能ですし、とりわけウェビナーの場合は収録が容易なので文字起こしをする際にはありがたいですね。完璧な文字起こしを用意することが目的ではないので、聞き取りづらい点には(不明)などとメモを入れておけば良いでしょう。

余談ですが、文字起こしをAWSVrewなどのツールで済ませるか、それとも人力で行うかは好みが分かれるようです。知り合いのライターは、ツールもまだまだ精度が不十分な面があるので、結局手作業で修正するくらいなら最初から人力で行った方が早いと言っていました。

導入文(リード文)で引き込む

実は力を入れたいのがこの導入文(リード文)。ここではイベントの開催概要や登壇者の紹介を行います。

ただ時系列に沿って書くだけでは、日記や説明文のように単調になりがちです。それを避けるためには、記事の冒頭で読者の関心をしっかりと掴んでおく必要があります。

そのため、リード文の中で記事全体のテーマを描き、イベントと読者との関連性を感じてもらうようにしましょう。参加者視点で描くイベントレポートであれば、冒頭にイベント参加の理由やきっかけ、イベントを通じて何を得たいかといったテーマを示し、最初に読者と目的を共有します。すると、読者はその後に続く時系列のイベント内容が提示したテーマに対してどう作用するのかを追いかけ始め、にわかに生き生きとした印象に変わっていきます。

実際のイベントレポートのリード文を参考にしてみましょう。この記事を読むことで分かること、つまり書かれている内容を端的に提示することで、その後読み進めるメリットを明確にしています。

作業服の販売を手がける株式会社ワークマンは自社ワークウェアを370万着も生産し、低価格のアウトドアウェア市場をけん引する企業です。さらにアウトドアウェアの新業態「WORKMAN Plus(ワークマンプラス)」を展開し、2019年5月末時点で国内840店舗と、あのユニクロを超える店舗数を達成しました。一般のお客様にも浸透し、今では「#ワークマン女子」というハッシュタグがインスタグラムで生まれるほどの勢いを誇ります。
この快進撃の理由はいったい何なのか?自社の強みを活かしたブランディングの手法とは?2019年6月に開催された『第11回 販促EXPO夏』の特別講演より、ブランド戦略の仕掛け人である株式会社ワークマン常務取締役 土屋 哲雄氏の講演をレポートしてお届けします。

“作業服のワークマン”から、“アウトドアブランドのワークマン”へ―新たなブランド戦略への挑戦」レポート~第11回販促EXPO夏特別講演より

登壇者の紹介も忘れません。内容以上に「誰が喋ったか」がイベントレポート記事では重要です。登壇者は、

  • どんな人物か?
  • どこに所属しているのか?
  • どんな経歴の持ち主なのか?
  • どんな実績を残してきたのか?
  • そのテーマを語るに足る専門性があるのか?

について説明します。ここで権威性を発揮することが、以後を読み進めてもらえる動機づけになります。

〈執筆のコツ1〉数字を使ってイベントの盛り上がりを伝えよう

内容の信頼感を高めるためには数字情報が有効です。具体的な数値の大小よりも、定量情報を盛り込むことで客観性が加わります。読者が具体的にイメージできる数字情報を入れることで、記事に説得力を持たせましょう。

例えば、以下のような数字を使うと良いでしょう。

  • 開催回数
  • 来場者数
  • 予約数
  • 予約満席までに要した期間
  • 出展企業数
  • イベントやブースに行列ができた人数や待ち時間
  • 当日の気温
  • 売り上げ数・額など
  • 講演などの質疑応答の回数

盛り上がる様子を想像できるよう「なんと〇〇人もの参加申込が集まりました」や「質疑応答では続々と手が上がり、その回数は〇〇回に及びました」など、定性的な表現と定量的な情報を織り交ぜて書くとより効果的です。

数字を使った事例を見てみましょう。

2019年9月13日、『MF Expense expo 2019』が開催されました。マネーフォワードが提供する経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」チームが主催するイベントで、前年に引き続き2回目となります。
今年のテーマは「Change Readiness 経理はニッポンの伸びしろだ」。経費精算や経理業務をテーマに、計13人の登壇者による9講演が行われ、最新のノウハウや事例、ツールが紹介されました。

グローウィン・パートナーズ「経理・財務部門が10年後に生き残るために必要なこととは」MF Expense expo 2019 イベントレポート vol.1

開催回数を出すことで世間からのニーズがあることを印象付けています。また、登壇者の人数、公演の回数を示すことで、充実した開催内容であると感じられますね。

〈執筆のコツ2〉イベント参加者の「生の声」を伝えよう

ぜひ参加者をはじめ主催者・出展者など、関係者の生の声を記事に盛り込みましょう。イベントを通じてどんなことを感じ、何を得たのかを当事者の声として伝えることで、読者の共感を呼び、自分事として捉えてもらいやすくなります。主催者や登壇者の場合はプロフィール、参加者の場合は参加理由など、その人の背景を紹介するとより人物像がリアルになります。

実際に当事者の生の声を盛り込んだ事例を見てみましょう。

運用のポイントは、「対象者へいかにメリットを訴求し、理解を得られるか」だと平本氏は強調。同社は、対象者へ所得税や住民税の軽減効果といった税制上のメリットを中心にアピール。特に、制度を利用できる従業員の多くを主婦層が占めることから、平本氏は「主婦が家族(夫)に説明しやすいような工夫が必要だった」と振り返りました。

雇用維持と運用コストの課題を解決する、新しい福利厚生制度の活用とは?|@人事ONLINE

講演内容の説明の中に「」を用いて登壇者のコメントを引用しています。本人コメントで自分の置かれた状況を説明しており、実際にその人が話しているような印象を抱かせます。

Twitterの引用を入れるというのもひとつの方法です。イベント固有のハッシュタグを設定してイベント内容についてリアルタイムにつぶやいてもらうというのは今や一般的ですよね。そのつぶやきの一部を記事内で紹介するというものです。つぶやきを追いながらイベントの内容も把握できるような構成になります。以下のレポート記事が参考になるでしょう。

〈ステップ5〉見直して公開

執筆後に欠かせないのが見直しです。執筆を終えた達成感に酔いしれたまま公開へと進みたいところですが、そこでぐっとこらえ、時間を置いてから見直しましょう。

見直しのポイントについては以下の記事にまとめました。

まとめ

事前準備を入念にしておけば、イベント開催中も「このシーンはこんな風に書こう」など文章表現のイメージを膨らませることができるので、さらに執筆がスムーズになります。

一方、開催準備だけでも忙しいイベント運営の担当者が、レポートの事前準備と執筆を入念に進めるのは極めて難しいもの。イベント担当者以外にレポートを書くための担当者を設けるというのが現実的な解といえるでしょう。クオリティを高めつつ、スピード感をもって記事をアップすることが可能になります。

編集協力:佐藤千夏

★当社はイベントレポート記事はもちろん、記事作成に関するあらゆるご要望にお応えしてまいります。

★当記事を書くにあたっては以下のサイトを参考にしました。ありがとうございました。

The following two tabs change content below.

阿部道浩

2011年に慶應義塾大学文学部を卒業後、大学時代からインターンとして参画していたモバイルサイト運営会社に就職。Webコンテンツの制作・編集業務に携わった後、2012年にWebコンテンツ作成を専門とする株式会社YOSCAを代表と二人で立ち上げる。編集業務のほか、営業、マーケティング、編集スタッフのマネジメントを経て、現在はライティング講座の開発・運営を主に行っている。

関連記事