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オンライン取材完全マニュアル 本番で失敗しないための7つの準備・5つのコツ

オンライン取材完全マニュアル〜7つの準備と5つのコツ〜

こんにちは、阿部道浩(@abemichihiro)です。

ビデオ通話での取材が増えそうなので分かりやすくマニュアル化してみました。目標は「ITに疎く、ビデオ通話などに抵抗がある人が取材相手でも、難なくビデオ通話で取材できるようにする」です。

皆さんもご存知の通り、人と人との接触をできる限り減らそうという雰囲気なので取材のお仕事も減ってきております。これについて、メディア運営側の事情としては主に2つあると思っていて、

1)先が見通せないので予算を絞っている、メディアへの投資を控えている

というのがある一方、

2)本当は取材を申し込みたいのだが安全が確保できずに躊躇している

というものもあるのではないかと。

こうしたご時世だからこそ拡大させたい、普及させたいといったサービスもあると思いますし、むしろ通常の営業活動が難しいからこそせっせとコンテンツを作ってサービスの認知を高めたい、ユーザーにリーチしていきたいというニーズも高いと考えています。我々としてもそうしたニーズにはお応えしたい。

そこで、感染の心配がまずないビデオ通話で取材ができれば万々歳とは思うのですが、「本当に問題なく開催できるのか?」という不安や、「オンライン取材なんて失礼だ」という心理的抵抗もまだまだ根強いと考えています。

そんな不安や抵抗を少しでも解消するため、ビデオ通話取材のマニュアルをまとめてみました。弊社では感染症が流行する前から、取材先が地方なので赴くのが難しい、ライターが子育て中であるなどといった事情からビデオ通話を使った取材というのはいくつか行ってきました。そうした経験者の声も入れています。

彼ら彼女らの中には、むしろ対面よりビデオ通話での取材の方がやりやすいという人もいます。移動にかけていた時間や体力を削減できるので、作業効率が大幅にアップするというのです。働き方改革もありますし、ビデオ通話でも安心して取材ができる、そういう環境を今だからこそ整えていきたいと考えています。

【テンプレート】取材相手に送るビデオ通話設定マニュアル

ビデオ通話の取材に備えて、取材相手に送る簡単なご案内(マニュアル)を作成してみました。ビデオ通話での取材を申し込む・申し込まれる側双方の抵抗感が少しでも和らげばと思っています。なおこちらのマニュアルではZoomを使うことを前提にしています。

Googleドキュメント版を用意しています。このまま使っていただいても、PDFなどに変換しても、コピーした上でアレンジしていただいても結構です。

【テンプレート】ビデオ通話設定方法のご案内(Googleドキュメント版)

取材前にする7つの準備

準備1)通信環境を確認

まず、そもそも取材先がビデオ通話できる通信環境なのかという点からの確認です。ビデオ通話は音声もビデオも双方向で送り合うのでなかなか扱うデータ量が重いですよね。

通信環境をチェックするツールというのはいくつかあります。私が普段使っているのはGoogleの「インターネット速度テスト」です。Googleで「スピードテスト」で検索すると一番上に出てきます。

Googleで「スピードテスト」と検索。「速度テストを実行」をクリックするとテストしてくれる。

青いボタン「速度テストを実行」を押すとテストしてくれます。私も今やってみましたが「非常に高速」とのことでした。ちなみに普段からビデオ通話は多用していますが全く問題ないです。

インターネット速度テストの結果。ダウンロードが69.8Mbps、アップロードが48.1Mbpsで、「非常に高速」という評価だった。

この「非常に高速」という評価が、スピードによって「高速」や「低速」などと変わります。体感ですが、「非常に高速」ならビデオ通話も安心、「高速」でもまあいける、もっと遅いと途中で途切れるなど若干不安です。

通信速度が遅くても取材相手に「速くしてくれ!」とお願いすることは難しいですが、取材前に分かれば電話など他の方法に切り替えられますし、当日になってあたふたするよりは良いですよね。

準備2)ビデオ通話のシステム用意

ビデオ通話のシステムは無数にあって厳密に比較したわけではないのでこれは完全に私の主観ですが、やっぱりみんな大好きZoomが最強だと思っています。もちろん、取材先が既に使い慣れているツールがあるなら合わせた方が良いでしょう。

求められる要件

まず、ビデオ通話で取材をするなら以下の条件を満たすものを選びたいです。

  1. 招待される側(取材相手)はアカウント登録が不要
  2. リンクをクリックするだけで参加できる
  3. リンクは事前に生成できる
  4. 録音、録画が容易
  5. 編集者や代理店の方も含めて複数人で参加できる

「インストール不要で、ブラウザから参加できる」という条件も考えたのですが、ブラウザから参加といってもChromeが推奨されていたり、一般に普及しているEdgeやIEだと使い勝手が悪かったりするので、だったら事前にツールをインストールしてもらう方が良いでしょう。アカウント登録が不要というのは取材先の手間や抵抗感を減らす上では結構重要です。簡単に、リンクのクリックのみなどひと手間でできるというのがポイント。

リンクは当日生成して開始直前にメールやチャットで送ることもできますが、事前に「このURLで実施します、当日は http://~~~~ このリンクにアクセスするだけでOKです」という方がスマートですよね。

また録音のみならず録画も容易にできるのがビデオ通話の嬉しいところ。録音は取材時によくされると思いますが、音声だけだと聞き取りづらいというところも、表情を見直せば何を言っているのか分かりやすいということもあります。また取材相手が3人、4人と増えてくると、声だけで誰がしゃべっているのか判別するのは難しいですよね。

更にインタビューは一対一で行うこともありますが、他の関係者が同席することも多々あります。複数人が参加できる、なおかつそれでも安定することが求められます。

これまではZoom推しだったが、他社の追い上げもすごい

何と、Zoomはこれらの条件を全て満たしています。(3名以上での利用の場合、無料版だと1回40分間に限られますが)

招待される側はアカウント登録が不要で、リンクをクリックしてパスワードを入力するだけで参加可能。そのリンクは事前に送っておけるし、録画も簡単でパソコンに大きな負担をかけません。何人で通話しても本当に安定して動いてくれます。

そう、Zoomの最も優れている点はその安定性ですね。通話が本当に途切れない。Zoomがめちゃくちゃ後発でもビデオ通話の代名詞みたいに皆一斉に使い始めた決め手はその安定性だと思います。逆に言えば他のツールは途中でカクカクしたり途切れたりするのが普通でした。8年間ずっとリモートワークでやってきていくつかビデオ通話のツールは使ってきましたが、Zoomが一番安定しているという実感があります。

(2020/05/13追記)

ただ、在宅勤務が一般化したこともあり各社ビデオチャットツールの開発にしのぎを削っています。Facebookがグループビデオ通話のMessengerルームを公開したのは記憶に新しいところですし、Googleも4月に旧ハングアウトをGoogle Meetと名称を変更してリニューアルし機能を大幅に増強しているところです。Zoomにこだわらず、最も安心して使えるツールを選びたいですね。

ちなみに、このところ個人的に気に入っているのはGoogle Meet。なかなか良いです。

このような比較記事も参考になると思います。

無料版Google MeetとZoom、どちらが高機能?「機能の差」と「使い勝手」を比較

事前のテスト

ちなみに、Zoomには事前に一人でテストできる機能もついています。

ミーティングに参加する前にテストするにはどうすればよいですか? – Zoom ヘルプセンター

「取材前に一回は https://zoom.us/test にアクセスして問題なく行えるかテストしておいてください」とお願いしておけば本番でのトラブルはかなり防げるでしょう。仮に問題があったら本番前に解決しておけますからね。

セキュリティ対策

しかし、Zoomはセキュリティ面で不安を抱えているという指摘もあります。Zoom側も指摘を真摯に受け止めてセキュリティの改善に力を入れているようです。ここは彼らの改善を待ちつつ、こまめにアップデートを行って最新の環境で実施することで少しでも改善された状態で臨みたいですね。

ミーティング中に他の参加者が乱入して荒らし行為をするZoombombingも問題になっています。ミーティングにパスワードを設定することである程度防げるようですので、生成したURLを送る際には一緒にパスワードを送りましょう。

トラブルに備えて代わりの方法も

ただ、Zoomであってもビデオ通話にトラブルはつきもの。テスト段階でうまくいっているならたまたまその時の調子が悪いだけだと思うので、パソコンを再起動してもらうとか、一度システムをアンインストールして再度インストールしてもらうといったところでうまくいきそうです。

それでもだめなら他の方法を試しましょう。Zoom内ではインストールして使うソフトの他に、

  • ブラウザから参加する
  • 携帯のアプリ(iOS/Android)から参加する

ことができます。パソコンのソフト(クライアント)でうまくいかなくても他の手段で乗り切りたいところです。

どうしてもダメなら他のツールにしましょう。上記の条件をまあまあ満たす他のツールとしてはSkypeGoogle Meetなどがあります。いずれもリンクを送れば通話可能ですし、ブラウザからでも参加可能なのでダウンロードやインストールも不要です。Zoomでの通話がうまくいかないという場合には気持ちとツールを切り替えて、リンクを生成しメールしましょう。その時は電話しながら指示すると安心してもらえます。

最終手段は電話だが……

そして、これら代替ツールを使ってもやはりうまくビデオ通話ができない、ということであれば最悪電話を使って取材を開始しましょう。時間をとってもらっているので、ビデオ通話ができなかったからといって取材を中止するわけにはいきません。

ただ、電話での取材は声だけが頼りです。電話取材を経験したライターから聞いたところ、相手の表情や身振りが見えないと会話がどうしても予定調和になりがちで、突っ込んで話を聞くのが対面での取材より難しいとのことでした。予定していた時間より短く終わってしまうということもあるようです。ビデオ通話ができなければ仕方がないですが、できれば避けたいところです。

準備3)基本的な操作方法の確認と動作テスト

特にテストしておきたいのが録画と画面共有。録画は先述の通り後で見返すのに必須ですし、画面共有は資料を共有する際に重宝します。

基本的な操作でもたついていると取材先にも良い印象は与えないので操作には慣れておきたいですね。また、例えばGoogle Meetで録画をするには管理者による承認が必要であるなど、機能によっては無料版で使用できなかったり事前に承認が必要だったりという場合もあるので、その意味でも事前の機能テストは必要です。

準備4)ビデオ通話以外に開いておく・閉じておくソフトを確認

ビデオ通話のシステム以外で開いても良いものは、取材先に関連するウェブサイトとメモのツールくらいでしょう。メモのツールはオンライン上で同期してタイピングしたと同時にバックアップがとれるものが良いですね。

やりがちなのが、普段から開いているメールやChatWork、SNSなどを開きっぱなしにしてしまうこと。これらは新着が来ると内容が気になりますし、通知をONにしている場合は通知音が鳴ります。案外、パソコン上の通知音はビデオ通話している相手にも聞こえてしまうものです。不要なものは閉じて、他にも通知音が鳴るアプリなどは閉じるなどしておきましょう。

また余計なソフトを開きっぱなしにしておくと、それだけでパソコンの挙動は遅くなります。少しでも安定した環境を用意するためにも、必要最小限のソフトのみ開いておくようにしましょう。

準備5)マイク・カメラ環境を整える

機材

マイクやカメラが内蔵していないことは今あるノートパソコンでは皆無だと思いますが、パソコンに疎い方から話を聞くとたまにマイクやカメラが内蔵されていることを知らないという人がいます。そういう方だと、ビデオ通話をしようって呼びかけると別でカメラなどを買おうとする方も。

ビデオやマイクがついているかどうか簡単にチェックする方法としては、先に挙げた https://zoom.us/test にアクセスしてもらって自分でテストしてもらうというのが良いでしょう。単に電話で「画面の上に丸いカメラっぽいのついてないですか?」と聞いてみるだけでも良いですね。カメラだけついていてマイクがついていないことはないと思います。

また、マイクはできればパソコン付属よりもマイク付きのイヤホンやヘッドセットなどがあるとより鮮明にやり取りできます。ちなみに僕は携帯(Galaxy)を買うときについてきたこれを普段使っています。

GalaxyS9+を購入した時に付属していたAKGのマイク付きイヤホン。ビデオ通話はもちろん、電話での通話時もハンズフリーでメモを取りたい時に使っている。

なくても通話はできるのですが、使った方がより聞こえやすいとよく言われます。

無線のものもありますが、

  • 接続状況によっては音が遅延したり聞こえにくくなったりする
  • 電池が途中で切れる恐れがある

ため、使うなら有線のものをおすすめします。

ノイズカット

ビデオ通話によるインタビューにおいては、周囲の雑音にも気をつけたいところ。

オンライン取材をする場合、基本的には生活音がしないような場所を選ぶことが多いかと思いますが、自宅でインタビューをしているとチャイムが鳴ったりパトカーが通ったりと予期せぬ雑音が発生するのは避けがたいですよね。

また、取材中にパソコンでメモを取る方の場合、そのタイピングの音が取材相手の耳に響いてしまうケースがあります。こうした耳障りな環境では、相手も話しづらいでしょう。

もし周囲の騒音が気になる環境でビデオ通話する必要がある場合、また、取材中にメモでタイピングするという方には、周囲のノイズをカット・軽減するアプリもあるので使ってみると良いでしょう。有名どころではKrisp(クリスプ)などがあります。

準備6)背景の確認

ビデオ通話での取材時には背景にも気を配りたいです。

自宅を映す場合

自宅から参加する場合は自宅の様子が映り込んでしまいます。仮にこちらが気にしないといっても、オンラインとはいえビジネスの場ではあるのであまりプライベートの様子が見えてしまうと気にする人もいるかもしれませんよね。

筆者撮影。パソコンを真正面に置くと背景にプライベートなものが大量に映り込む
筆者撮影。パソコンを真正面に置くと背景にプライベートなものが大量に映り込む
パソコンの位置をずらして撮影。背景が無地の壁と窓だけになってだいぶシンプルになる
パソコンの位置をずらして撮影。背景が無地の壁と窓だけになってだいぶシンプルになる

なので、背景はできるだけ壁や窓といった無機質なものの方がベターです。

【Zoomだと使用できないかも】バーチャルの背景を使う場合

※2020/04/02のアップデートによりZoomでのSnap Cameraの使用はできなくなったようです。リリースノートはこちら

バーチャルの背景を映せるツールとしてはSnap Cameraなどがあります。やはり背景を変更したいという場合は使ってみても良いでしょう。ただしそれなりにパソコンに負荷をかけるため、これを利用しながら通話してもパソコンが安定するかテストした方が良いでしょう。

このSnap Camera、在宅勤務が流行すると同時に話題になったものの、ビジネスで使えるLens(バーチャルの背景や顔面への装飾)を探すのに困っている人も多いと思います。

  • WORK FROM
  • WORK FORM OFFICE
  • WORK FROM COWORK

あたりで検索すると、ビジネスシーンでも違和感のない背景が見つかりますよ。

Snap Cameraにおいて「WORK FROM」でLens検索した結果。
「WORK FROM」でLens検索
Snap Cameraにおいて「WORK FROM OFFICE」でLens検索した結果。
「WORK FROM OFFICE」でLens検索

この辺はビジネス用途が増えていくにつれてもうちょっと探しやすくなりそうですね。

準備7)余裕をもって開始・入室

いろいろと準備をしてもトラブるのがビデオ通話。なので、取材相手には開始時刻の10分前には入室していただくようにして、トラブっても修正できる状態にしておきましょう。よくある「音が聞こえない」「画面が見えない」といった状態になっても慌てずに対応できますし、問題なければ早めに開始してしまうということもできるでしょう。

開始時刻ぎりぎりにアクセスして取材相手を待たせていても気まずいところ。約束の時刻を決めたら、自分は更にその5分ほど前にはアクセスして待機していたいですね。ビデオ通話に限らずアポなどもそうですが、時間ギリギリで焦ってうかがうと気持ちを落ち着かせるのに時間がかかります。

特に、ビデオ通話に慣れている人ほどギリギリに入室する傾向があるので要注意です。

番外編)取材前に回答を考えてもらう

こちらはビデオ取材に限らないように思ったので番外編としています。

Twitterでライターの杉山直隆さんがこんなツイートをしていました。

これには全面的に賛成です。事前に質問項目を送るというのはやっている人が多いと思うのですが、それだけでは準備してくれる人としてくれない人のばらつきが出てしまいます。上記のように

  • できれば書いてもらう(事前に言語化してもらう)
  • 事前取材用のシンプルな質問を送る(負担を軽くして実行しやすくする)

まで行えると更に確実ですね。

ビデオ通話インタビュー5つのコツ

コツ1)まずインタビュイーの名前を表示名として設定してもらう

いざ通話開始!最初に行うこととしてはこのようなものがあります。

  • アイスブレイク(「おお、無事つながってますね」と呼び掛け合うだけでも安心しますし場は和みます。)
  • 取材の主旨説明
  • 録画の断り(「後の執筆のためにこの通話は録画させてもらいます」といったもの)
  • 表示名をインタビュイーの本名、呼び名にしてもらう

特に表示名の設定は重要で、手元に名刺がないのでチラッと名刺を見て呼び名を確認するということができません。一対一のインタビューなら呼び名を忘れるということもあまりないかもしれませんが、万が一にでも呼び名を間違えては大変失礼なので、最初に設定してもらった方が確実ですね。

コツ2)視線は画面ではなくカメラに送る

取材に限らないですが、私がビデオ通話の最大の欠点だと思っているのが、相手と視線が合わないという点です。

  • カメラが画面の上にあって、
  • 相手の映る画面はカメラの下にあるので、

普通に相手の顔を見ていたら永遠に視線は合いません。ただ、しゃべる方としては視線を合わせてほしいと思いますよね。

なので取材する際には、カメラに視線を送りましょう。カメラを見つつ、ぼんやり視界に入るところで相手の表情や身振りを確認します。そうすれば取材相手は視線を合わせてしゃべっていると感じてくれますし、話を聞いているというアピールになります。

コツ3)話しかける対象をはっきり指示する

一対一でインタビューしている時は意識する必要ないですけれど、編集さんや依頼主さん、代理店さんなど他の関係者と一緒にインタビューしている時には、彼らにも注意を向ける必要があります。

特に編集さんは同席してインタビューが滞りなく進められているか、聞くべきことを全て聞けているかというのをチェックしているでしょう。リアルに対面して同席している場合は時折視線を送って「何か話したいか?」というのをチェックするといったように、いわば目線で会話するようなこともできるのですが、ビデオ通話の場合は編集さんの方に視線を向けるということができません。なので声で明確に「〇〇さんにおうかがいしたいんですけど」とか「〇〇さんは何か話しておきたいこと(追加で聞いておきたいこと)はありますか?」と聞く必要があります。

微妙な空気感をつかむのが難しいというのはビデオ通話の一つの欠点でもあるので、そこははっきりとした会話でカバーすることになります。一方で編集さんなどが話したい場合は躊躇せず会話に切り込んだり目立つように手を上げたりといったアピールも必要です。

コツ4)顔と体は常にカメラの方を向く

中には取材しながらタイピングしてメモをとるという方もいると思います。私もその一人です。一つのパソコンでビデオ通話とメモを同時に行うこともできますが、私の場合は2台のパソコンを使って行っています。単純に、その方が画面を広く使えるからです。

ただその場合でも、体は必ずビデオ通話している方を向きます。つい打ち込む方を向きがちですが、体がそっぽを向いていたらしゃべる方としては悲しいですよね。メモをとるのはこちらの勝手なので、メモをとらせてもらいつつも全身でカメラの方を向いて「聞いているぞ!」という姿勢をアピールします。

コツ5)取材相手が快適に話せるよう、周囲の音に配慮する

対面、オンラインに限らず、取材相手の方が話しやすい環境、雰囲気を整えることは重要です。ビデオ通話によるインタビューにおいて気をつけたいポイントは、「周囲の雑音」です。

オンライン取材をする場合、基本的には生活音がしないような場所を選ぶことが多いかと思いますが、自宅で仕事をしている場合、チャイムが鳴る音など予期せぬ雑音が発生する場合がありますよね。

また、取材中にパソコンでメモを取る方の場合、そのタイピングの音が取材相手の耳に響いてしまうケースがあります。こうした耳障りな環境では、相手も話しづらいでしょう。

もし周囲の騒音が気になる環境でビデオ通話する必要がある場合、また、取材中にメモでタイピングするという方には、Krisp(クリスプ)というアプリがおすすめです。

周囲のノイズをカットしてくれるので、ぜひ使ってみてください。

インタビュー終了後には自分のインタビューの様子を振り返ろう

(2020/06/01追記)

ビデオミーティングをしながら落ち着かない男
社内のビデオミーティングに参加している様子を撮影したもの。しゃべりながら無意識に視線を外している、頭をかきむしっている、口に手を当てているなどの動作をしていることが分かる。

先述した通り、インタビューしている様子は録画しているはず。もちろん記事作成時に使うのですが、それだけでなく自分のインタビューを振り返る最高の教材になります。「自分がこの人(画面に写っている自分)からインタビューを受けていたらどういう印象だろうか」という視点から振り返ってみましょう。

自分の話している様子を見返すのは気恥ずかしいものですが、数秒見ているだけでも慣れてきて見れるようになるものです。また、自分が全く意識していなかった振る舞いなどを見て愕然とするかもしれませんが、逆に言えば今気づかなかったらその先ずっと同じようにインタビューしていたわけですから、今気づくことが出来てよかったと考えましょう。

以下にチェックポイントをまとめてみました。

立ち居振る舞い・表情

  1. 視線はカメラに向けられているか?別の方ばかり向いていたり、視線が定まらず泳いでしまったりしていないか?
  2. 顔や髪を触ってしまう、体を揺らしてしまうなど、目障りな動きや癖はないか?
  3. 表情は硬くないか?自然な笑顔を作れているか?緊張がインタビュー相手に伝わっていないか?

カメラ・背景

  1. カメラの位置は適切か?低すぎて見下ろす感じや、逆に高すぎて見上げる感じになっていないか?
  2. 背景は適切か?プライベートなものや不必要なものが散らばっていないか?

インタビュー・質問

  1. 相槌は浅かったり早すぎたりしていないか?深く納得するように、感情を込めて相槌を打てているか?「うん」や「ええ」ばかりでなく、「なるほど」「そうですね」「わかります」などバリエーションを増やしたり、相手の言葉を繰り返したりして聞いているということをアピールできているか?
  2. 質問はテンポ良く繰り出せているか?相手が一通り話し終えたというところで次の質問に進めているか?
  3. 編集者など他の関係者が同席していたら、「○○さん、何か補足はありますか?」のように自然に話を触れているか?
  4. 終了時は自然に締められているか?「私からは最後の質問です」などのように、最後の質問であることを示すような言葉を入れられているか?「話足りないところはなかったでしょうか?」「特に強調したい部分はありますか?」のように、最後に念押しができているか?

終わりに〜インタビューを止めるな〜

新型コロナの感染拡大によって世界全体が壮大な社会実験をしているような状況になりました。人と直接会わず、触れ合わずにどれだけビジネスを進められるのか、人々の知恵が試されているように思います。

幸い、僕たち人類はインターネットを発明し、人と人とが直接会わなくても、リアルタイムに、相手の顔を見てコミュニケーションをする手段を無料または格安で利用できる環境にいます。

技術を使ってこの苦難に立ち向かっていきたい。取材やインタビューについてもできないと諦めるのではなく、真に必要なら、求められているなら、さまざまな方法を駆使してやっていきたいと強く考えています。

一人でも多くの、取材をしたいけどできなくなってしまっているメディア担当者やライターの方に届いてほしいと考えています。

P.S. 

Special Thanks! 大いに参考にしました!

みんなのZoomミーティング虎の巻(になればいいな)

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YOSCA編集部

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