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社内報の書き方、作り方を編プロが解説!7つの制作工程と運用のコツ

最終更新日:2022年4月27日)

「社内報を定期的に発行しているけれど、あまり読まれていないかも…」
「効率よく社内報を作成できない…」
社内報担当のあなたは、こんな不安や悩みを抱えていませんか?

社内報とは、会社情報を社員やその家族に伝えるためのツールのひとつです。社内広報の充実は、社員のエンゲージメント向上を高め、結果として成果や生産性アップも見込まれます。リモートワークが増えている今だからこそ、会社で積極的に活用していきたいツールです。

しかしながら、「読まれる社内報」を作るのは簡単ではありません。現に多くの社内報担当の方が同じような悩みを抱えていると思います。また、作業量も多く、効率よく進めることにも難しさがあるでしょう。

今回は社内報作成にまつわる悩みを一網打尽!社内報の書き方について紹介していきます。

社内報を作る4つの目的

社内報を作り始める前に、やらなければならないことがあります。それは「目的の設定」です。目的を設定すると、記事の内容やデザインに統一感え、質の高い社内報を制作できます。また、複数の目的がある場合でも、

最優先の目的が何かによって社内報の構成は変わってくるため、優先順位をつけることが大切になってきます。

社内報には、大きく分けて4つの目的があります。詳しく解説していきましょう。

従業員間の関係構築

社内報では、社内で行ったイベントやMVP、部活動、現在実施しているプロジェクトなどを発信していくため、社員間での新たなコミュニケーションのきっかけとなります。

普段は関わらない経営陣や他部署の社員だけでなく、記事次第では上司、部下、同僚など、普段から一緒に働いている人の意外な一面を伝えることができるでしょう。

例えば、部下に厳しいと評判の上司にインタビューする際のテーマを「部下の育成」にします。すると、上司が部下に厳しく接している理由など、勤務時間では伝えられていなかった思いを伺える場合があります。

こうした普段は見えていなかった考えだったり、仕事以外の一面を知れたりすれば、相手の理解が深まり、信頼関係の向上にも繋がるでしょう。

従業員のモチベーション向上

従業員同士の仲が深まることで、作業効率が向上・改善する傾向にあります。社員同士の強い結びつきは、他者への思いやりや企業へのエンゲージメント(業績向上のために貢献しようとする意欲)を向上させ、自然と社内の雰囲気を良いものに変えていくためです。

また、社内報で、定期的に発信する経営陣からの言葉は、経営理念・ビジョンの深い理解を促します。経営陣自らの言葉には熱量がこもるため、強い危機感や納得感を伴った強いパワーを持った発信となり、効果的です。

現在は、リモートワークを導入している企業も増えていると思うので、個人で作業する時間が増えている方も多く、疎外感や孤独感を感じている方もいるかもしれません。

「自分は会社に必要ないのかも?」「自分って何のためにこの会社にいるんだっけ…」と思われてしまうと、パフォーマンスの低下にもつながってしまいます。

定期的に言葉で伝え、従業員のモチベーションを向上させていきましょう。

情報共有

業務が多忙になってくると、自分の作業に精一杯で、社内の活動や動きが把握できない時があります。そんな従業員にとって、全社の情報やイベントなどについて一眼で必要な情報を得られる社内報は非常に便利です。

また、自社商品・サービスの関連情報や知識、競合情報などの共有も、従業員にとっては学習資材として有益なものになります。

人材採用やブランディングに活かす

社内報は、社員の採用、企業ブランディングに効果的なツールとしても活用できます。社内の情報をあえて外部に公開し、会社の取り組みに共感してくれる人を増やしていくのです。結果として、自社への共感性の高い人材を採用できた例もあります。最近では、ベンチャー企業の社員や経営陣が自身のSNSなどで情報発信をし、自社ファンを増やしている事例も多く見られます。

社内報の7つ制作工程

目的が定まったところで、早速社内報を制作していきましょう。

社内報には大きく分けて7つの制作工程があります。

①企画の決定

まずは目的に沿った企画を考えましょう。

社内報の主なコンテンツとしては、以下のようなものがあります。

社内報を構成する要素・コンテンツ

●社員、部署紹介コンテンツ

社員にインタビューやアンケートなどを実施し、どんな社員がいるのか、どんな風に働いているのか、どんな部署があるのか、各部署はどんな業務をしているのか、などを紹介します。

他部署の社員や、同部署でも普段業務を共にしない社員のことは、把握しにくいものです。社員や部署紹介コンテンツで、従業員間のコミュニケーションのきっかけを作り、関係構築を促しましょう。

●経営陣からのメッセージ

経営陣から、会社の現状や将来展望について語ってもらう記事は、社内報に必須のコンテンツです。従業員への激励メッセージなどを取り入れてもよいでしょう。

定期的な経営陣からのメッセージは、従業員の会社理解やモチベーション維持に効果的です。こういった内容は硬い印象を持たせるため、インタビュー形式を用いるなど書き方を工夫することで、従業員にとって親しみ深いものとなります。

●企業活動の紹介や実績の共有

新商品やサービス情報、企業の業績などを紹介します。時期によっては多忙を極めている従業員にとって、実は情報収集が一番の難題としている方も少なくありません。そこで、社員として知っておいてほしい情報をまとめることで、簡単に必須情報を得られます。

また、福利厚生や社内外の施設の情報は、会社としてはアピールしているつもりでも、従業員たちは知らないケースがあります。従業員にとって「お得」な情報になることもあるため、積極的にお知らせしましょう。

●箸休めコンテンツ

箸休めコンテンツとは、季節に関するネタ、時事関連やトレンド情報といった時期的な情報などを紹介し、仕事とは直接関係していないけど思わず読みたくなるようなコンテンツのことです。

仕事に関する情報だけでは、視野が狭まってしまいます。また、「もう知ってるよ」と辟易されてしまうかもしれません。

例えば、春夏秋冬のイベントやその過ごし方の紹介など、日本ならではの四季を味わってもらえるようなコンテンツを通して、従業員の気分を和らげたり、切り替えたりしてもらうことも良いでしょう。

また、社内アンケートといった従業員を巻き込んだコンテンツもおすすめです。食堂の人気メニューランキングや通勤時間調査などの統計的なもの、やりがいを感じた瞬間や入社後最大の失敗といったエピソード募集など、多岐にわたるテーマで実施しても面白いですね。

②スケジューリング

企画がまとまったら、スケジュールの調整を行います。

上述したコンテンツは、インタビューや原稿依頼、アンケート調査など、従業員に協力いただくものが多く、刊行日に間に合わせるためには緻密なスケジュール調整が必要になってきます。

社内報を効率よく発行するためには、2種類のスケジューリングが必要です。

1、年単位のスケジューリング

そもそも年内でいくつの社内報を発行するのかを決め、おおまかな日程を定めます。入社式や業績報告といった季節ごとの行事から考えていくのが良いでしょう。

2、社内報単位のスケジューリング

年間の刊行日が決まったら、いつまでに何をするのか、を定めます。

例えば、社員紹介などのインタビュー記事の執筆で考えられる工程は以下の通りです。

  1. 取材依頼を行う
  2. インタビューを行う
  3. 記事を執筆する
  4. 記事を校正、修正する(必要であれば何度か修正を繰り返す)
  5. 上長に承認を取る
  6. 入稿/アップする

社員へ原稿執筆を依頼する場合は、

  1. 人選(人事部や上司に相談)する
  2. 依頼対象者の上長承認を取る
  3. 依頼対象者への事前説明をする
  4. 締切日を共有する
  5. 原稿を受け取る
  6. 原稿を修正する
  7. 上長に承認を取る
  8. 入稿/アップする

といった工程があります。

原稿を依頼するだけでも、これほどの工程があるため、社内報の工数は非常に多いです。

エクセルなどを用いてガントチャートを制作し、1日単位のTODOをまとめることをおすすめします。その際、①どれくらいの期間で、②いつまでに、③誰が、④何を完了させるのか、を明確にしましょう。

記事の質にもつながってきますので、十分なゆとりを持ったスケジュールを組むようにしましょう。

また、スケジュールは作成だけではなく、管理も非常に重要です。協力してくれる従業員は、自身の通常業務があった上で引き受けてくれています。依頼した従業員の状況次第では、急な業務によるスケジュール変更はやむを得ません。納期になっても原稿が上がってこないことも起こるでしょう。

納期の前に事前にお声がけするなどのフォローも大切です。作成したスケジュール表は毎日チェックし、遅延が起きそうな部分を速やかに察知し、スケジュールに大幅な遅れが出ないよう進行しましょう。

③執筆・デザインのアウトライン作成

社内報を制作する際は、記事を執筆するよりも先に、アウトラインの作成が非常に重要です。アウトラインとは、いわば社内報の設計図です。

まずは、企画の数や記事のボリューム、記事の基本構成など、ざっくりと紙面の概要を整理していきましょう。この際に、企画や記事の優先順位を明らかにしておくと良いです。どの企画をメインに据えるか、どの記事にどれくらいのスペースを割くのかを決め、冗漫な社内報になることを防いでいきます。

企画、記事のアウトラインが明らかになったら、実寸サイズの紙を用意して、紙面のラフデザイン案を作成します。写真や見出しの配置・大きさなどをおおまかに記載していき、実際の紙面をイメージできるように作成するのがポイントです。

ラフデザイン案は、編集会議やデザイナーとのすり合わせなどでも利用します。ここで求められるのは「完成品」ではありません。どの記事をどのように見せていきたいのかという、紙面で伝えたいことがわかるようになっていればOKです。

アウトラインを用意すれば、今後の工程が進めやすくなるため、しっかりと準備しましょう。

④取材、撮影

社員、部署紹介コンテンツや経営陣からのメッセージの作成では、実際に社員や経営陣に取材を申し込みます。また、取材では写真撮影も忘れずに行いましょう。記事の中にインタビュー風景の写真や、笑顔の写真があると、記事としての見栄えもよく、読者の興味を引きやすくなります。

以下で、取材や撮影のポイントを4つ紹介します。

•事前説明書を用意する

取材は下準備が7割、本番が3割といわれています。取材前には必ず事前説明を行いましょう。その際に、「事前説明書」を用意すると良いです。事前説明書には、社内報の概要、本企画の目的とゴール、取材日、取材日当日の質問事項についてなどを簡潔に書いておきます。

取材日当日の質問事項は、事前に回答いただくことで、時間の短縮や話の深堀りができます。質の高い取材を実施するためにも、インタビューする側もされる側も、十分な準備をして取材に臨めるよう、事前準備は怠らないようにしましょう。

•時系列順に質問していく

インタビューをする時は、過去、現在、未来というように、時系列順に質問していきましょう。インタビュー対象者としても、自身が記憶している順に話ができると、話す内容の整理がしやすくなります。

事前回答がある場合は、それを元に記事の大まかな流れを仮案でイメージし、深堀りしたい内容についての質問を考えます。企画の目的に沿ったお話を引き出すために、質問する内容と順番をしっかりと考えておくことが重要なのです。

また、インタビューは質疑応答ではありません。企画に沿ったお話を聞き出すためにも、リラックスした状態で自然な会話ができるよう、相手への共感や笑顔を心掛けましょう。

•複数の画角で撮る

撮影する際は、最低でも3カットは撮影しておくようにしましょう。個人の好きな角度や紙面での配置変更に対応するために、複数の画角で撮影します。特に複数が映る座談会形式のインタビューでは、普段の座り方では不自然な距離感になってしまうことも。写真撮影のチャンスは基本的にワンチャンスのみの場合が多いので、角度や方向を考えながら何パターンも撮っていきましょう。

•笑顔と身だしなみを確認する

せっかく社内報に載せる写真ですから、素敵に撮りたいものです。撮影する前に、被写体の身だしなみをきちんと確認し、化粧直しの時間を設けるなど、相手への配慮を忘れないこと。また、カメラを向けられると緊張してしまう方がほとんどです。笑顔を引き出すための言葉を用意しておくとよいかもしれませんね。

⑤執筆、校正

執筆で一番重要なのは、「伝えたいポイントが伝わる記事になっているか」です。アウトライン決めの時におおまかな記事の構成は決めているものの、普段記事を書き慣れていない方だと、だらだらとまとまりのない文章を書いてしまうことも。執筆で一番に意識すべきは、社内報の目的です。誰に、どのような内容を届け、どんな気持ちになってほしいのか。それを念頭におきながら、執筆しましょう。

はじめて記事を書く方におすすめの執筆ステップ

1、全ての情報を書き出し、仕分ける

取材などで得た情報を全て書き出します。文章のまとまりなどは気にせず、とにかく書き出してみてください。情報を書き出したら、内容の質が同じ、もしくは近いもの同士をまとめ、まとまりごとに見出しをつけて仕分けます。

2、情報の取捨選択を行う

続いて、書き出した情報から、企画に必要な情報、そぐわない情報を選定します。

例えば、社員紹介の記事の場合、現在実施しているプロジェクトに焦点を当てたいのであれば、過去の業務についての内容は不要です。その人の人となりに焦点を当てたいのであれば、業務に関する情報の優先度は下がり、生い立ちなどの話を取り入れます。ポイントは、伝えたい内容、つまり結論を腹落ちさせるために必要な情報のみを残すということです。

3、情報を文章にしてつながげていく

残った情報を、文章にしてつなげていきます。執筆する前に、あらすじのような大まかな文章の流れを決めておくと、スムーズな執筆が可能です。

※以下は、文章構成の作り方の記事です。ご参考までに。

4、記事の確認、校正

記事が完成したら、上長や同僚など、チーム内の人に内容の確認をしてもらいましょう。誤字脱字の有無や読みやすさの確認のほか、社内報の目的やゴールや今回の企画の趣旨に沿っているかなども確認してもらいます。チーム内のOKがでたら、取材対象者に確認依頼を出します。取材対象者からOKが出たら、記事の完成です。

⑥デザイン

記事が完成したら、実際の紙面に落とし込んでいきます。社内報のデザインで一番大切なのは、「どうしたら興味を持って見てもらえるか」です。そのために以下のポイントを確認しながら、デザインをしていきましょう。

・レイアウト

レイアウトとは、見出し・写真・本文などの配置のことです。人の視線は横の記事であればZ型、縦の記事であればN型に動くといわれています。特に見出しや写真は目につきやすいため、どんなフォントを使うのか、またどんな写真を、どのくらいの大きさで配置するかを考え、興味を持たせるデザインを考えましょう。

また、パッと見ただけでテーマがわかるかどうかも重要です。斜め読みでも内容が概ね理解できるよう、本文にも背景色をつけたりアンダーラインを引いたりするなど、工夫を施してみましょう。

・情報量

情報量は、多過ぎず少な過ぎずを意識しましょう。写真であれば、本文に沿ったものを選びます。本文は、文量に応じて段組みや行間を適切に設定し、文章は3~4行に一度改行を入れるなど、余白も意識するのが良いです。

情報量が多いと読者に大きな負担を与えてしまうため、写真がなければイラストやグラフなどを用いて、簡単に理解できるものを用意するようにします。

・書体、文字の大きさ、行間

書体は、社内報の印象を大きく左右します。必ず統一ルールを用意しましょう。見出し・本文・キャプションなど、要素によって使い分けるのもテクニックのひとつです。

例えば、利用する書体が「明朝体」の場合、優雅で上品な印象を受けますが、「ゴシック体」では力強さや強いインパクトを与えます。しっかり読んでもらうために本文は明朝体を、読者の目を引くために見出しはゴシック体を、と使い分けると誌面にメリハリがつきます。

・配色

配色のポイントは、「カラフルにしすぎない」です。基本的には、テキストに利用する黒、記事テーマに合わせたメインカラー、強調したい箇所に利用するアクセントカラーの3色をベースに配色していくのが良いでしょう。

メインカラーによっては、写真の色合いなどを考える必要があるので、初めに社内報のベースカラーを決めておくことをおすすめします。コーポレートカラーなどを利用して、社員にとって親しみ深い配色にするのも良いです。

⑦発行、公開

社内報が完成したら発行(Web媒体であれば公開)しましょう。事前に年間の刊行日を共有し、刊行日の1〜2週間前から社内に周知するよう、情報発信していきます。社内のSNSやメーリングリストの仕組みがあるならば、それを活用するのがよいでしょう。

また、情報発信する際は発信時間も戦略的に考えてみてください。中途半端な時間に発信すると、業務連絡に埋もれてしまう可能性が非常に高いです。朝一番やお昼休憩直後など、比較的時間をとってメールチェックをしているタイミングに発信するのがおすすめ。

社内報運用のポイント

いくら素敵な社内報を作ったところで、運用の仕方に工夫がなければ読んでもらえない場合があります。ここからは社内運用のポイントについて紹介していきます。

紙かWebかを決める

多くの企業では、主に紙を利用している社内報が多いようですが、最近ではWeb媒体を用いている企業も少なくありません。それぞれのメリットとデメリットを考えてみましょう。

紙媒体のメリット

・読みたい記事を探しやすい
・じっくり読んでもらいやすい
・デザインの自由度が高い

紙媒体のデメリット

・一方的な発信になりがち
・発行の周期が遅くなってしまう
・コストが高い

Web媒体のメリット

・リアルタイムで情報発信ができる
・いいね機能やPV数など反応が見えやすい
・動画を用いることもできる

Web媒体のデメリット

・流し読みや飛ばし読みされやすく、長文記事が丁寧に読まれにくい
・社内報の全体感を表現しづらい
・いつでも読める環境にある分、後回しにされやすい

紙とWeb、両方取り入れている企業もあります。それぞれのメリットとデメリットを踏まえ、自社社員の雰囲気や働き方にマッチした方を選びましょう。

読まれる社内報を制作する

読まれる社内報の制作において、一番重要なのは、「読み手の立場にたつこと」です。常に自分が読み手だったら、この記事を、このデザインをどう思うだろうか?という点を念頭におきながら制作していきましょう。

具体的に、どういったコツがあるのかを紹介していきます。

社内報の書き方のコツ

定期的に発行する

紙媒体でもWeb媒体でも、発行日に習慣性を持たせることをおすすめします。お気に入りのテレビ番組を楽しみにするように、「毎月第2火曜日には社内報が発行される!」というような、習慣性を持たせるようにしましょう。

読みやすさを意識する

社内報を開いた時に、字がぎっしり詰まっていては、読む気が失せてしまいます。漢字とひらがなの割合や文字の大きさ、文量、行間・字間、余白、見出しやリードの大きさなど、ターゲットに対して適切な設定を考えましょう。
また、人の視線は左上→右上→左下→右下の順で進んでいくことから、紙媒体であれば、見開き2ページのレイアウトを工夫するのもポイントです。

読んで役に立つ、すぐに活用できる情報を掲載する

社内報が自分にとって有益なものであればあるほど、重宝されます。会社の現状、経営方針など、社員として知っておくべき情報をタイムリーに共有してあげると、閲覧数もグッと上昇していきます。

社員の露出が高い

社員インタビューなどを多く取り入れると、親近感を持たせることができます。身近な社員がインタビューされたとなると、内容が気になりますよね。親近感を持たせ、気軽に社内報を読んでもらえるようにしましょう。

社内報の反響を調べる

社内報を発行して終わりにするのではなく、本当に目的は達成されたのか、どの記事の反応がよかったのかなどを測定し、次回の企画に生かしていきましょう。

Web媒体の方が閲覧数やクリック数などが簡単に確認できるため、効果測定はしやすいです。閲覧数以外にも、目的の達成度を測るための質問項目を考え、定期的にアンケートを実施する方法もおすすめです。

•アンケートの質問例

会社理解の促進が目的の場合
→会社への理解度は深まったか?(そう思わない〜そう思うの5段階評価)

社員間のコミュニケーション増加が目的の場合
→社内報を読んで、社員同士でのコミュニケーションをとったか?(とらなかった〜とったの4段階評価)

外注をうまく利用する

社内報発行のための工数は非常に多く、社内だけでスケジュール内に制作することは大変です。そういった場合、プロに任せるのも効率的な方法のひとつです。記事の書き方やデザインについてなど、社内報のクオリティ自体が上がれば、読んでもらえる可能性も高くなるかもしれません。

外注する際は、社内報の目的やイメージなどをきちんと伝え、双方の完成イメージをすり合わせながら進めていきましょう。

社内報の企業事例

最後に、企業事例を見ていきましょう。内容や運用方法について、「読まれる社内報」として工夫が見られる企業事例をピックアップしました。

株式会社ダイエー

全国で192店舗のスーパーマーケットを展開している株式会社ダイエーでは、社内報『dai好き』を発行しています。『dai好き』の編集方針のひとつに、「事実を記録し、思いを記録に残す」というものがあります。『社内報アワード2021』では、紙社内報部門 特集・単発企画8ページ以上でゴールド賞を獲得していますが、受賞記事もまさにこの編集方針の流れにあるものでした。

取り上げたのは、新型コロナウイルス感染症拡大の影響による各部門の奮闘記録です。未曾有の事態に、イレギュラーな対応を取り続け、従業員の皆さんは疲弊しきっていたそうです。そこで、それぞれの部門はどのような思いで、どのような取り組みをしているのかを、多面的な角度で伝える記事を発行しました。

大変な状況に陥ると、つい自分や自部門の状況のみを考えてしまいがちです。しかし、点ではなく面として状況を正しく伝えていく発信によって、会社全体で乗り越えよう!という力強く、勇気づけられるメッセージとなったのだといいます。

(参考)未曾有の感染症とたたかい続ける従業員を勇気づけ乗り切る力にするために(株式会社ダイエー)

三井住友建設株式会社

三井住友建設株式会社が発行している社内報は『SMILE』です。『SMILE』が大切にしているのは「自分ごととして読める社内報」。

メインターゲットとなる社員と同じ立場の社員に登場してもらい、ご自身の思いを語ってもらっています。毎号登場する人物は100名を超えるなど、かなりの人数の社員を掲載しています。

読み手と同じ目線で、身近な人に本気で語ってもらうことで、内容に親近感を持ってもらい、「自分ごと」として感じながら読んでもらえているのだそう。「あの人が出ているからつい読んじゃったよ」という読者の意見が多く、閲覧数の向上にもつながっています。

(参考)読み手が「自分ごと化」できる記事づくり(三井住友建設株式会社)

凸版印刷株式会社

総合印刷会社である凸版印刷株式会社では、紙媒体の社内報『CONVEX』とWeb媒体の『CONVEX Online』を制作しています。『社内報アワード2020』では、紙社内報部門 特集・単発企画8ページ以上でゴールド賞、Web・アプリ社内報部門 媒体全体でグランプリ、同部門 企画単体でゴールド賞を獲得しました。

凸版印刷株式会社の特筆すべき点は、その運用体制にあります。社内報のターゲットをU-35に絞り、編集長も同世代の社員を起用しています。その理由としては、会社の将来を担うのはU-35の若手社員であるから。若手社員にこそ、会社の未来を見据えた行動変容を起こしてもらいたいという思いから、若手社員の心に刺さるデザイン、タイトル、企画を制作しています。

さらに、編集長はローテーション制をとっており、スケジュールの余裕を作れたり、企画が深堀できるといったメリットの他に、社員の成長・スキルアップにつながっているようです。

(参考)ターゲットもつくり手もU-35! 若手に響く社内報で未来を拓く (凸版印刷株式会社)



今回は社内報の制作工程を中心にに紹介してきました。社内報の制作は工程数こそ多いものの、コツを掴んだり、外注などを上手に使っていけば、無理のないスケジュールで定期的に発行していくことも可能です。

初めて社内報を担当される方の中には、執筆やデザインといったクリエイティブな業務にあまり携わった経験がない方もいらっしゃるかもしれません。困った時はこの記事を読み返して、参考にしてみてください。

社内報は、目的次第で如何ようにも活用できるツールです。あなたが制作する社内報が、会社の社内の関係性向上やモチベーションアップにつながっていくことを応援しています!

★当社ではこれまで、社内報の作成も含めて記事作成に関するあらゆるご要望にお応えしてまいりました。外注をご検討でしたら是非一度お声がけください。

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YOSCA編集部
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